องค์ประกอบแผนวิกฤต

แผนที่ใช้งานได้ควรมีส่วนประกอบเหล่านี้:

  • ชุดโมดูลตอบสนองที่ยืดหยุ่น เมื่อคุณระบุวิกฤตต่างๆที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ บริษัท คุณจะเริ่มเห็นรูปแบบว่าควรตอบสนองอย่างไร การปรับเปลี่ยนการตอบสนองเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและเหมาะสมในนาทีแรกชั่วโมงและวันที่เกิดวิกฤต โมดูลอาจรวมถึง: การปิดสถานที่การอพยพการกักกันทางการแพทย์ระเบียบการจัดการความเศร้าการตำรวจหรือการตอบสนองต่ออัคคีภัยเป็นต้น
  • ความเชื่อมโยงระหว่างวิกฤตและ โมดูล. โมดูลเหล่านี้สามารถเชื่อมโยงกับแต่ละวิกฤตที่เป็นไปได้ ตัวอย่างเช่นสถานการณ์ "มือปืนในสถานที่" อาจทำให้เกิด 1) การปิดล้อม 2) การตอบสนองของตำรวจ 3) การอพยพที่เป็นไปได้ตามทิศทางของพวกเขา 4) การให้คำปรึกษาความเศร้าโศกและ 5) ศูนย์การสื่อสารนอกสถานที่ การปล้นอาจต้องใช้โมดูล 2 ถึง 4 แต่ไม่ใช่โมดูลแรกและไม่จำเป็นต้องเป็นโมดูลที่ห้า คุณควรสามารถกำหนดโมดูลให้กับแต่ละวิกฤตตามลำดับที่ควรเกิดขึ้น คุณสามารถใช้สเปรดชีต Excel อย่างง่ายเพื่อจุดประสงค์นี้
  • ชุดคำสั่ง แผนควรระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ ซึ่งรวมถึงผู้ที่สามารถเรียกศูนย์บัญชาการวิกฤตได้ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบในการตัดสินใจตอบสนองลำดับชั้นสำหรับการตรวจสอบและอนุมัติการเผยแพร่สื่อและประเด็นการพูดคุยทางเลือกอื่นเพื่อให้ครอบคลุมบทบาทที่ได้รับมอบหมายควรมีใครอยู่ในช่วงพักร้อนหรือป่วยและใครจะเป็น จัดการ CCC ระยะไกลหรือนอกสถานที่
  • โปรโตคอลการเปิดใช้งาน อะไรจะทำให้เกิดการเปิดใช้งานศูนย์บัญชาการวิกฤต นี่จะเป็นสัญญาณในการย้ายจากธุรกิจตามปกติไปสู่ ​​"โหมดห้องสงคราม" รวมถึงสัญญาณว่าจะกลับสู่ "ปกติ" หลังจากวิกฤตผ่านพ้นไปแล้วและไม่จำเป็นต้องมี CCC อีกต่อไป
  • ล้างบทบาทของทีม ควรมีบทบาทที่ชัดเจนสำหรับผู้ที่ดูแลความสัมพันธ์กับสื่อการสื่อสารของพนักงานโซเชียลมีเดียความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย / ผู้ถือหุ้นห้องบรรยายสรุปสื่อและความรับผิดชอบอื่น ๆ สิ่งเหล่านี้ควรได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้บรรทัดความรับผิดชอบตลอดจนสายการรายงานมีความชัดเจนสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน ความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ แม้ว่าคุณจะมีพนักงานเพียงครึ่งโหล แต่พวกเขาก็จำเป็นต้องพาพวกเขาผ่านวิกฤต ในฐานะนายจ้างคุณมีความรับผิดชอบต่อความปลอดภัยและการดำรงชีวิตของพวกเขา พวกเขาขึ้นอยู่กับคุณในการเป็นผู้นำในช่วงวิกฤตแม้ว่าคุณจะเป็นคนจัดการการตัดสินใจทั้งหมดด้วยตัวเองก็ตาม
  • ช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน ทีมของคุณจำเป็นต้องทราบว่าจะใช้ช่องทางใดเพื่อตอบสนองต่อวิกฤตแต่ละครั้ง คุณยังต้องการกำหนดช่องทางการสื่อสารทางเลือกหากช่องหลักหรือช่องดั้งเดิมถูกปิดใช้งานหรือไม่สามารถใช้งานได้ชั่วคราว ตัวอย่างเช่นเป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่าคุณจะใช้โทรศัพท์มือถือของคุณในช่วงวิกฤต แต่ในภัยพิบัติที่เกิดขึ้นอย่างกว้างขวางเครือข่ายอาจติดขัดและแทบไม่มีประโยชน์ คิดนอกกรอบในเรื่องนี้ คุณอาจต้องใช้โรงเรียนเก่าในการสื่อสารในช่วงวิกฤต
  • แผนควรระบุสิ่งต่างๆเช่นต้องติดต่อใครเพื่อให้ความปลอดภัยวิธีการสตาร์ทเครื่องกำเนิดไฟฟ้าสำหรับพลังงานฉุกเฉินและสิ่งที่สามารถเรียกใช้จากนั้นได้ที่เก็บเชื้อเพลิงเพิ่มเติมตำแหน่งของอาหารฉุกเฉินน้ำและซัพพลายเออร์ทางการแพทย์ ฯลฯ คุณ ควรมีพื้นที่พบปะส่วนกลางสำหรับพนักงานและวิธีดำเนินธุรกิจห่างจากสำนักงานหลักของคุณแม้ว่าจะเป็นการชั่วคราวก็ตาม
  • การฝึกฝนทำให้สมบูรณ์แบบตามที่พวกเขาพูด ต่อไปนี้เป็นวิธีการฝึกซ้อมบางส่วนโดยเริ่มจากวิธีที่ง่ายที่สุด
    • บทสรุปเกม. ตามที่กล่าวไว้คือการสรุปแผนโดยใช้สถานการณ์แบบ what-if สองสามสถานการณ์เพื่อแสดงให้เห็นว่าแผนทำงานอย่างไร
    • แบบฝึกหัดบนโต๊ะ. สถานการณ์ได้รับการพัฒนาล่วงหน้าและทีมงานจะดำเนินการต่อไปโดยใช้สายการบังคับบัญชาและกระบวนการที่ระบุไว้ในแผน หลังจากนั้นทีมจะพูดคุยถึงสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่เปลี่ยนแปลงแผนหากจำเป็น
    • การจำลองเหตุการณ์. นี่คือสถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริงที่ทีมตอบสนองต่อเหตุการณ์จำลอง การจำลองนี้ใช้เวลาหลายชั่วโมงและมีการนำภาวะแทรกซ้อนหลายอย่างเข้ามาเพื่อให้ทีมสามารถจัดการทั้งวิกฤตหลักและเหตุการณ์รองได้
    • การฝึกซ้อมเต็มรูปแบบ. โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้สงวนไว้สำหรับ บริษัท ที่ต้องรับมือกับวิกฤตที่มีเดิมพันสูงเช่นน้ำมันรั่วที่อาจเกิดขึ้นสารเคมีรั่วไหลหรืออุบัติเหตุบนเครื่องบิน สิ่งเหล่านี้เป็นจริงมากที่สุดรวมถึงเหยื่อและสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา นอกจากนี้ยังมีราคาแพงมากในการดำเนินการและใช้เวลาหลายเดือนในการวางแผน

 

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์

คำภาษาญี่ปุ่นสำหรับวิกฤตคือ危機หรือ kiki มันมีไฟล์ ตัวอักษรคันจิ 危ซึ่งหมายถึงอันตรายและ機ซึ่งหมายถึงโอกาส ขึ้นอยู่กับว่าคุณวางแผนรับมือหรือรับมือกับวิกฤตอย่างไรอาจเป็นทั้งอันตรายและโอกาสสำหรับคุณ

ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่เป็นประโยชน์ที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณพัฒนาแผนรับมือกับวิกฤต

  • วางแผนสำหรับสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุดและดีที่สุด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณพิจารณาทางเลือกทั้งหมดโดยรู้ว่าผลลัพธ์ที่เลวร้ายที่สุดคืออะไร (อันตราย) รวมถึงผลลัพธ์ที่ดีที่สุด (โอกาส)
  • เป็นเชิงรุกไม่ทำปฏิกิริยา. บ่อยครั้งที่วิกฤตที่สามารถควบคุมได้ง่ายในตอนเริ่มต้นจะหมุนออกจากการควบคุมและแย่ลงกว่าที่เคยเป็นมาหากคุณเพิกเฉยหรือแสร้งทำเป็นว่ามันจะหายไปเอง การตอบสนองของโบอิ้งต่ออุบัติเหตุ 737 MAX เป็นตัวอย่างที่ดี อย่าเอาหัวจมทราย - ระวังวิกฤตที่รอดำเนินการอยู่เสมอในขณะที่มันยังอยู่ในขั้นตอน prodromal และจัดการกับมันอย่างชาญฉลาดและเชิงรุก
  • จัดระเบียบ อย่ารอให้วิกฤตเกิดขึ้นเพื่อนำแผนไปหมุน การซักซ้อมการอัปเดตและการดูแลแผนของคุณจะช่วยให้คุณมีความชัดเจนในขณะที่ทุกสิ่งรอบตัวคุณดูเหมือนจะหมุนไปอย่างควบคุมไม่ได้
  • เรียนรู้จากอดีต หากเกิดวิกฤตให้ใช้บทเรียนที่ได้รับเพื่อปรับปรุงทักษะการจัดการวิกฤตของคุณ พบกับทีมของคุณหลังจากที่ทุกอย่างเรียบร้อยและทบทวนอย่างเป็นกลางว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล
  • อย่าไปตำหนิ ท่ามกลางวิกฤตจะเกิดความผิดพลาด นี่เป็นเรื่องธรรมชาติ ท้ายที่สุดเราเป็นเพียงมนุษย์และต้องจัดการกับอารมณ์ของมนุษย์เช่นความกลัวความเศร้าโศกและความโกรธ อย่าด่วนตำหนิ แสดงให้โลกเห็นแนวร่วมทั้งภายในและภายนอกและหลังจากวิกฤตผ่านพ้นไปหลังจากที่คุณได้รับมุมมองและทบทวนว่าสิ่งต่างๆจะดีขึ้นได้อย่างไร
  • อย่าทำเองทุกอย่าง เมื่อสถานการณ์คลี่คลายคุณจะต้องเล่นกลลูกบอลจำนวนมาก นี่ไม่ใช่เวลาที่จะเป็นตัวประหลาดในการควบคุม รวบรวมทีมของคุณและใช้จุดแข็งและความสามารถร่วมกันเพื่อจัดการกับวิกฤตในแง่มุมต่างๆตั้งแต่ความสัมพันธ์กับสื่อและการปฏิบัติการไปจนถึงการขนส่งและการเงิน
  • คิดนอกกรอบ. เมื่อเกิดวิกฤตให้ก้าวออกจากสิ่งที่รู้เกี่ยวกับสถานการณ์และเข้าหาปัญหาจากทุกด้าน เต็มใจที่จะรับความเสี่ยงที่วัดได้เพื่อแก้ไขปัญหา
  • อยู่ในความสงบ. แผนวิกฤตได้รับการออกแบบเพื่อให้คุณไม่ต้องตกใจ คุณสามารถมีความชัดเจนได้แม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบากและไม่แน่นอนที่สุดเพราะคุณมีแผนการณ์ที่ดีที่คุณสามารถทำตามได้
  • อย่าจมอยู่กับช่วงเวลา จำไว้. ในที่สุดวิกฤตก็จะผ่านพ้นไป อาจเป็นชั่วโมงวันสัปดาห์หรือเดือนก็ได้ แต่จะผ่านไปและความปกติใหม่จะก่อตัวขึ้น อดทนและอย่าเสียเวลามากมายไปกับการต่อสู้กับการต่อสู้ที่ไม่มีผลอะไรกับการชนะสงคราม