A Defesa Preventiva

 O treinador alerta sobre a importância do planejamento de desastres.Espere o inesperado

Há momentos em que tudo está indo perfeitamente. A equipe está trabalhando junto como uma máquina bem oleada, você está marcando pedidos a torto e a direito, movendo o negócio para cima e para baixo no campo à vontade, seus concorrentes não conseguem bloquear nenhum de seus movimentos.

E então você é atingido por trás por algo totalmente inesperado.

Como uma pandemia global.

Se a COVID não nos ensinou mais nada, é que toda pequena empresa deve ter um plano de crise para proteger sua saúde e viabilidade. Com um plano de crise em vigor, você não precisa saber como combater um incêndio violento e metafórico porque você já tem os extintores de incêndio no lugar antes de o incêndio começar.

Uma crise pode ser qualquer coisa, desde uma inundação, terremoto e incêndio até invasão de computador, perda de um parceiro importante, um protesto ou greve. Alguns têm muito pouca chance de acontecer; outros podem sacudir seu negócio até o âmago.

O objetivo de um plano de crise é identificar todas as eventualidades possíveis em termos de 1) probabilidade de ocorrer e 2) impacto que terá em seus negócios. Depois de identificar os diferentes eventos que podem afetar seus negócios, você determina quanto controle tem sobre como impedir que o evento aconteça ou reduzir seu impacto se acontecer. Isso é conhecido como grau de influência você tem sobre qualquer evento particular.

Por exemplo, você pode administrar uma empresa onde a probabilidade de um roubo é alta. Você pode reduzir o impacto do evento reduzindo sua probabilidade (instalação de câmeras de segurança, dispositivos anti-roubo, alarmes, mais iluminação no estacionamento, etc.) ou reduzir o impacto que terá em seu negócio (não mantendo objetos de valor à vista , reduzindo a quantidade de dinheiro no local, etc.).

Depois de identificar uma crise, você deseja fazer cinco perguntas-chave para cada uma e classificá-las em uma escala de 1 (menor impacto) a 10 (maior impacto). 

Perguntas a serem feitas:

1. Se a crise corre o risco de aumentar de intensidade, quão intensa ela pode se tornar e com que rapidez?
2. Até que ponto a sua crise ficará sob o olhar atento de outra pessoa, como a mídia de notícias ou uma agência reguladora do governo?
3. Em que medida a crise vai interferir nas operações normais do seu negócio?
4. A sua imagem pública interna / externa está em risco?
5. Até que ponto os resultados financeiros da sua empresa seriam prejudicados?

Em seguida, divida a soma de todas as cinco respostas por cinco para obter uma média.

Vamos usar um roubo como exemplo:

EVENTO Q # 1 Q # 2 Q # 3 Q # 4 Q # 5 Médio
1. Roubo 7 8 9 2 3 5.8

Agora vamos examinar isso com mais detalhes.

Um roubo se intensificará rapidamente, então a Questão 1 será avaliada como 7. A polícia ou outra agência de aplicação da lei se envolverá, portanto, o 2 será um 9. Isso encerrará sua empresa pelo menos o resto do dia, talvez mais se houver algum dano, lesão ou morte, dê um 8 para a Questão 3. Sua imagem será prejudicada? Provavelmente não porque você é uma vítima, então o nº 4 é um 2. Qualquer impacto financeiro seria insignificante, especialmente se você estiver segurado ou o dinheiro ou os itens forem recuperados, então o nº 5 é um 3. Isso lhe dá um impacto de 5.8 em seu negócio (a soma da pontuação dividida por 5).

Agora, avalie a probabilidade de que o evento aconteça em uma escala de 0 a 100%. Isso lhe dará uma fórmula como 5.8 / 60, ou seja, teria um impacto ligeiramente maior do que médio e há uma probabilidade razoável de que isso aconteça.

Você deseja identificar todas as crises potenciais que têm alto impacto e alta probabilidade e encontrar maneiras de reduzir seu impacto ou a chance de ocorrerem.

Vamos voltar ao exemplo acima. Sua empresa está em uma zona de crime médio. Depois de avaliar a possibilidade de um roubo, você decidiu reduzir a chance de que ele ocorresse adicionando câmeras de segurança, alarmes e outras medidas para dissuadir os ladrões. Você também reduz o impacto ao atualizar sua cobertura de seguro e adicionar um seguro.

Você deseja executar cenários semelhantes para cada crise que possa afetar suas operações, mesmo as improváveis. Você provavelmente pode deixar de fora um apocalipse zumbi iminente, mas ninguém previu uma pandemia global em 2020 também.

Ao avaliar o impacto ou mesmo o evento, considere o custo em e dólares suaves. Dólares fortes são relativamente fáceis de calcular. Esses são dólares reais perdidos no período imediatamente posterior. Por outro lado, os soft dollars podem ser mais difíceis de calcular. Esses dólares estão relacionados à diminuição da produtividade, baixo moral dos funcionários, aumento do absenteísmo, aumento das reivindicações de compensação dos trabalhadores, má imprensa, erosão do apoio da comunidade, etc.

Dependendo da crise em questão, o custo da intervenção pode parecer igual ao custo de uma possível perda. Mas as pequenas perdas em dólares podem criar um efeito residual em seus negócios, onde você continua perdendo receita muito depois de passada a crise inicial, muitas vezes sem perceber até que seja tarde demais.

Um plano de crise bem concebido tem outro benefício: ele cria automaticamente a ordem em meio ao caos. Você não precisa considerar todos os cenários e resultados possíveis; eles já estão escritos. Tudo o que você e sua equipe precisam fazer é seguir o plano. Você já sabe que se 'A' acontecer, você deve fazer 'B' e depois 'C', 'D', 'E' e assim por diante.

Este é um tutorial bastante básico sobre planejamento e gerenciamento de crises e desastres, mas deve mostrar que 1) o planejamento de crises é uma parte importante de seu plano de negócios geral e 2), não ter um plano pode paralisar ou mesmo matar seu negócio, especialmente uma pequena empresa.

Quer saber mais sobre planejamento de crise e continuidade de negócios? Temos um “Quando ocorre um problema: um planejador de crises para empresas”Publicação escrita especificamente com pequenas empresas em mente. Ele cobre o tópico extensivamente e fornece ferramentas adicionais para fazer seu próprio planejamento e mitigação de crises.