Retomando operações

Parabéns! Uma crise surgiu, você estava preparado para ela e ela passou. O que agora? Você pode ter que começar do zero, continuar em algum lugar no meio ou continuar de onde parou, um pouco pior para o desgaste.

Essas listas de verificação o ajudarão a acelerar o funcionamento de sua empresa de forma mais rápida e, com sorte, de forma mais completa, assim que uma crise entrar no Estágio 4: Resolução de Crise. Sinta-se à vontade para modificá-lo para se adequar à sua organização, pois esta é apenas uma estrutura. Uma versão para download está disponível na seção Modelos e recursos.

Lista de verificação de planejamento antecipado

  1. Identifique uma equipe de Operações de Continuidade para sua empresa.
  2. Decida quem pode ordenar uma redução, paralisação ou realocação de operações em tempos de crise ou imediatamente após uma crise.
    1. Determine quem deve ser pago, quanto tempo cada membro da equipe será pago, como trabalhará remotamente, como o tempo de folga remunerado pode ser usado durante uma desaceleração ou paralisação e quais benefícios serão pagos e por quanto tempo.
  3. Crie registros duplicados de todos os documentos críticos de negócios: licença comercial, contrato social, acordos de parceria, estatuto, números de licença comercial e EIN, selo corporativo, atas e resoluções de reuniões oficiais, apólices de seguro, números de registro de software, etc., listas de fornecedores, informações de contato, diretórios de funcionários e registros de pessoal, etc.
  4. Backup de todos os dados importantes em servidores e computadores da empresa. Idealmente, o backup dos dados deve ser feito pelo menos semanalmente na nuvem ou em locais de servidor remoto que estão fora do local e oferecem recursos de acesso remoto.
  5. Identifique todas as funções que são críticas para a sobrevivência. Esses são os serviços que precisam ser mantidos durante uma crise e / ou restaurados após uma crise.
    1. Administrativo
    2. Tecnologia da Informação
    3. Contabilidade / Escrituração Contábil
    4. Recursos Humanos
    5. Instalações
    6. Produção, Armazenamento, Cumprimento
    7. Estoque
    8. Matérias-primas / suprimentos
    9. Atendimento ao Cliente
    10. Comunicações / Marketing / Relações com a Mídia
  6. Desenvolver e manter um plano de tecnologia
    1. Funções críticas e não essenciais
    2. Acesso remoto a dados, sistemas e computadores
    3. Acesso à web
    4. Capacidades de teleconferência
    5. Logins e senhas
    6. ID de software / informações de registro e códigos
  7. Desenvolva um plano para continuar as funções de folha de pagamento, faturamento e cobrança.
  8. Locais alternativos para dar continuidade às necessidades de escritório, cliente e atendimento.
    1. Espaços de escritório disponíveis
    2. Espaços de armazém disponíveis (se aplicável)
    3. Móveis disponíveis
    4. Estacionamento / Acesso
    5. Acesso por telefone / Internet
    6. Utilidades

Se uma redução, desligamento ou realocação for possível:

  1. Informe o presidente / proprietário.
  2. Entre em contato com o Gerente do CCC.
  3. Siga as instruções no Plano de Continuidade de Negócios e no Plano de Comunicação de Crise para o incidente específico em questão.
  4. Notifique o pessoal, a diretoria, clientes e fornecedores sobre o potencial de desaceleração, desligamento ou realocação.
  5. Teste a seção de funcionários do seu site e o número de telefone de fora da cidade que os funcionários devem entrar em contato para deixar uma 'mensagem ok' em uma crise.

Se uma redução, desligamento ou realocação for necessária:

  1. Ative o Plano de Continuidade de Negócios e o Plano de Comunicação de Crise.
  2. Proteja as instalações da empresa conforme descrito em cada plano.
  3. Notifique as partes interessadas sobre a ocorrência de uma desaceleração, desligamento ou realocação. Dê-lhes mais instruções.
  4. Determine as necessidades de liquidez de curto prazo.
  5. Providencie para que a correspondência seja interrompida, retida ou encaminhada temporariamente para um novo local.
  6. Rastreie as despesas de recuperação de todo o pessoal para possível reembolso, como horas extras, viagens ou aluguel de equipamentos.
  7. Registre quaisquer ferimentos nos registros da OSHA e certifique-se de relatar ao departamento de L&I do estado.
  8. Determine quais recursos (equipe, tecnologia, equipamento, instalações, etc.) são necessários para voltar, reabrir ou reiniciar as operações.
  9. Crie uma abordagem em fases para retomar as operações completas.
  10. Comunique este plano à equipe do Plano de Continuidade de Negócios, presidente / proprietário e Gerente do CCC.
  11. Comunique este plano aos funcionários.

Lista de verificação de retomada das operações

  1. Inspecione as instalações quanto a danos ou sua adequação para a retomada das operações. Obtenha as aprovações estaduais, municipais e locais necessárias para retornar às operações.
  2. Confirme com as autoridades locais se é seguro para os funcionários voltarem ao trabalho (ou seja, as estradas estão livres, as pontes estão seguras, as instalações foram descontaminadas, etc.).
  3. Restabeleça os utilitários.
  4. Estabeleça prioridades de negócios.
  5. Entre em contato com a equipe inicial necessária para reabrir o negócio.
  6. Danos de inventário.
  7. Verifique os requisitos de documentação para seguro, auxílio a desastres federal, estadual e local, etc.
  8. Restabeleça os sistemas de computador, recupere backups.
  9. Entre em contato com os fornecedores.
  10. Traga todos os serviços que foram executados remotamente.
  11. Traga o pessoal de volta em fases para apoiar as funções à medida que são restauradas.