The Prevent Defense

 Treneren advarer om viktigheten av katastrofeplanlegging.Forvent det uventede

Det er tider når alt går perfekt. Teamet jobber sammen som en velsmurt maskin, du scorer ordre til venstre og høyre, du flytter virksomheten opp og ned på banen etter ønske, konkurrentene dine er ikke i stand til å blokkere noen av trekkene dine.

Og så blir du rammet bakfra av noe helt uventet.

Som en global pandemi.

Hvis COVID lærte oss ingenting annet, er det at enhver liten bedrift burde ha en kriseplan på plass for å beskytte helsen og levedyktigheten. Med en kriseplan på plass trenger du ikke å vite hvordan du skal bekjempe en rasende, metaforisk brann fordi du allerede har brannslukningsapparatene på plass før brannen starter.

En krise kan være alt fra en flom, jordskjelv og brann til datahacking, tap av en nøkkelpartner, en protest eller streik. Noen har veldig liten sjanse for å skje; andre kan riste virksomheten din til kjernen.

Målet med en kriseplan er å identifisere alle mulige muligheter når det gjelder 1) sannsynligheten for at den vil oppstå og 2) hvilken innvirkning den vil ha på virksomheten din. Når du har identifisert de forskjellige hendelsene som kan påvirke virksomheten din, bestemmer du hvor mye kontroll du har for å forhindre at hendelsen skjer i utgangspunktet eller redusere innvirkningen hvis den skulle skje. Dette er kjent som grad av innflytelse du har over en bestemt hendelse.

For eksempel kan du drive en virksomhet der sannsynligheten for et ran er høy. Du kan redusere virkningen av hendelsen ved å redusere sannsynligheten (installere sikkerhetskameraer, tyveribeskyttelse, alarmer, mer belysning på parkeringsplassen osv.) Eller redusere innvirkningen det vil ha på virksomheten din (ikke holde verdisaker i sikte , redusere mengden kontanter i lokalene osv.).

Når du har identifisert en krise, vil du stille fem viktige spørsmål for hver og rangere dem på en skala fra 1 (minst innvirkning) til 10 (største innvirkning). 

Spørsmål å stille:

1. Hvis krisen risikerer å eskalere i intensitet, hvor intens kan den bli og hvor raskt?
2. I hvilken grad vil krisen din falle under andres våkne blikk, for eksempel nyhetsmediene eller et myndighetsorgan?
3. I hvilken grad vil krisen forstyrre den normale driften av virksomheten din?
4. Er ditt interne / eksterne offentlige image i fare?
5. I hvilken grad ville selskapets bunnlinje bli skadet?

Del deretter summen av alle fem svarene med fem for å få et gjennomsnitt.

La oss bruke et ran som et eksempel:

EVENT Q # 1 Q # 2 Q # 3 Q # 4 Q # 5 Gjennomsnitt
1. Røveri 7 8 9 2 3 5.8

La oss nå se nærmere på dette.

Et ran vil intensivere raskt, så spørsmål nr. 1 får 7. Politiet eller et annet politimyndighet vil involvere seg, så nr. 2 er en 9. Det vil stenge virksomheten din i det minste resten av dagen, kanskje lenger hvis det er skade, skade eller dødsfall, så 8 for spørsmål nr. 3. Vil bildet ditt bli skadet? Sannsynligvis ikke som du er et offer, så nr. 4 er en 2. Enhver økonomisk innvirkning vil være ubetydelig, spesielt hvis du er forsikret eller pengene eller varene blir gjenvunnet, så nr. 5 er en 3. Dette gir deg en innvirkning på 5.8 på virksomheten din (summen av poengsummen delt på 5).

Vurder nå sannsynligheten for at hendelsen vil skje på en skala fra 0 til 100%. Dette vil gi deg formler som 5.8 / 60, det vil si at det vil ha litt høyere innvirkning enn middels, og det er ganske sannsynlig at det vil skje.

Du vil identifisere alle potensielle kriser som har både høy innvirkning og stor sannsynlighet, og finne måter å enten redusere deres innvirkning eller sjansen for at de vil inntreffe i utgangspunktet.

La oss gå tilbake til eksemplet ovenfor. Virksomheten din er i en middels kriminalitetssone. Etter å ha vurdert potensialet for et ran bestemte du deg for å redusere sjansen for at det vil oppstå ved å legge til sikkerhetskameraer, alarmer og andre tiltak for å avskrekke ranere. Du reduserer også effekten ved å oppdatere forsikringsdekningen og legge til en safe.

Du vil kjøre lignende scenarier for hver krise som kan påvirke din virksomhet, til og med de usannsynlige. Du kan sannsynligvis utelate en forestående zombie-apokalypse, men ingen spådde en global pandemi i 2020 heller.

Når du vurderer innvirkningen eller til og med hendelsen, bør du vurdere kostnadene hardt og myke dollar. Harde dollar er relativt enkle å beregne. Dette er faktiske dollar tapt umiddelbart etterpå. Myke dollar kan derimot være vanskeligere å beregne. Disse dollarene er relatert til redusert produktivitet, lav ansattemoral, økt fravær, økt arbeidskompensasjonskrav, dårlig presse, erosjon av støtte fra samfunnet, etc.

Avhengig av krisen, kan inngrepskostnadene se ut til å svare til den harde kostnaden for et mulig tap. Men de myke dollartapene kan skape en sildrende effekt på virksomheten din der du fortsetter å miste inntekter lenge etter at den første krisen har gått, ofte uten å legge merke til før det er for sent.

En godt gjennomtenkt kriseplan har en annen fordel: den skaper automatisk orden midt i kaoset. Du trenger ikke ta hensyn til alle scenariene og mulige resultater; de er allerede skrevet ned. Alt du og teamet ditt må gjøre er å følge planen. Du vet allerede at hvis 'A' skjer, bør du gjøre 'B' så 'C', 'D', 'E' og så videre.

Dette er en ganske grunnleggende opplæring om krise- og katastrofeplanlegging og -håndtering, men den skal vise deg at 1) kriseplanlegging er en viktig del av den generelle forretningsplanen din og 2), det å ikke ha en plan kan forringe eller til og med drepe virksomheten, spesielt en liten bedrift.

Vil du vite mer om kriseplanlegging og forretningskontinuitet? Vi har en gratis “Når problemer oppstår: En kriseplanlegger for virksomheten”Publikasjon skrevet spesielt med tanke på små bedrifter. Det dekker temaet mye og gir deg flere verktøy for å gjøre din egen kriseplanlegging og avbøting.