Covid-19

A 'Between Waves'-planner voor kleine bedrijven

2. Bedrijfscontinuïteit

  • Realiseer u dat uw bedrijf in een tweede of derde golf opnieuw kan worden beïnvloed, dus bereid u nu voor op die mogelijkheid. Zelfs als de golf minder intens is dan de eerste, kunt u een toename van het ziekteverzuim, een daling van de verkoop of het voetverkeer en misschien zelfs een lagere productiviteit van de werknemers verwachten.
  • Ontwikkel een formeel proces voor de uitvoering van delegaties van autoriteit en andere financiële en juridische processen / papierwerk, zodat ze op afstand kunnen worden uitgevoerd. Idealiter zou u twee diepe lagen moeten hebben, zodat u altijd ten minste één beschikbare back-up heeft. Meer dan één verdient de voorkeur.
  • Stel uw opvolgingsplan op of werk dit bij voor het geval u of een van uw essentiële medewerkers iets overkomt.
  • Uw bedrijfscontinuïteitsplan moet alles bevatten wat nodig is om activiteiten in een volgende golf en vermindering of opschorting van handel te ondersteunen.
    • Uw bedrijf moet in ieder geval kunnen opereren met minimale persoonlijke interactie tussen werknemers, klanten en leveranciers.
    • De activiteiten moeten kunnen worden voortgezet, zelfs als sommige van uw belangrijkste medewerkers of managers tijdelijk niet beschikbaar zijn vanwege ziekte of ziekenhuisopname.
    • Uw toeleveringsketen moet flexibel genoeg zijn om snel met leveringen op te schorten en te beginnen. U wilt alternatieve leveranciers en leveringskanalen identificeren en inschakelen en opslagopties bespreken voor voorraad, apparatuur en bestellingen die onderweg zijn.
    • Bouw een systematische methode voor het opschorten, sluiten en hervatten van operaties. Het proces dat u tijdens de eerste golf heeft geïmplementeerd, moet als leidraad dienen. Documenteer alle stappen, zodat u ze consistent en snel kunt implementeren voor elke bedrijfsonderbreking.
    • Deel de basisprincipes van dit plan met de belangrijkste belanghebbenden, inclusief leveranciers en verkopers, zodat zij weten dat u een bedrijfscontinuïteitsplan heeft en wie de coördinator of teamleden zijn.
  • Bepaal wie van uw personeel moet worden betaald, hoe lang ze worden betaald als de bedrijfsactiviteiten worden opgeschort, of en hoe ze op afstand kunnen werken, hoe betaald verlof kan worden gebruikt en welke voordelen worden betaald en voor hoelang.
  • Maak dubbele digitale records van al uw kritieke zakelijke documenten, zodat ze op afstand toegankelijk zijn. Dit omvat uw bedrijfsvergunning, statuten, partnerschapsovereenkomsten, statuten, EIN- en UBI-nummers, bedrijfszegel, notulen en resoluties van officiële vergaderingen, belastinggegevens, verzekeringspolissen, softwareregistratienummers, leverancierslijsten, werknemerslijsten, personeelsdossiers, enz. .
  • Verplaats alle kritieke gegevens naar veilige cloudservers. Zet geautomatiseerde systemen op om de gegevens dagelijks of minstens wekelijks up-to-date te houden, zodat deze redelijk up-to-date zijn.
  • Zorg ervoor dat elke werknemer het toegangsniveau heeft dat hij nodig heeft voor bestanden die in de cloud zijn opgeslagen.
  • Ontwikkel en onderhoud een technologieplan dat kritieke en niet-essentiële functies identificeert, externe toegang biedt tot gegevens, systemen en computers, websitetoegang biedt aan meerdere werknemers en mechanismen biedt voor het verstrekken en herstellen van login- en wachtwoordinformatie.
  • Ontwikkel plannen voor het op afstand uitvoeren van salarisadministratie-, facturerings- en incassofuncties.
  • Stel procedures op voor het opschorten van activiteiten, het beveiligen en bewaken van faciliteiten en het beheren van de sluiting van uw bedrijfsvoering.