La prevenzione della difesa

 L'allenatore mette in guardia sull'importanza della pianificazione del disastro.Aspettare l'inaspettato

Ci sono momenti in cui tutto sta andando alla perfezione. Il team sta lavorando insieme come una macchina ben oliata, stai registrando ordini a destra ea sinistra, stai spostando l'attività su e giù per il campo a piacimento, i tuoi concorrenti non sono in grado di bloccare nessuna delle tue mosse.

E poi vieni colpito da dietro da qualcosa di totalmente inaspettato.

Come una pandemia globale.

Se COVID non ci ha insegnato nient'altro, è che ogni piccola impresa dovrebbe avere un piano di crisi in atto per proteggere la propria salute e redditività. Con un piano di crisi in atto, non è necessario sapere come combattere un fuoco furioso e metaforico perché hai già gli estintori in posizione prima che l'incendio inizi.

Una crisi può essere qualsiasi cosa, da inondazioni, terremoti e incendi a pirateria informatica, perdita di un partner chiave, protesta o sciopero. Alcuni hanno pochissime possibilità di accadere; altri possono dare una scossa alla tua attività.

L'obiettivo di un piano di crisi è identificare ogni possibile eventualità in termini di 1) probabilità che si verifichi e 2) impatto che avrà sul tuo business. Una volta identificati i diversi eventi che possono influenzare la tua attività, stabilisci quanto controllo hai sull'impedire che l'evento si verifichi in primo luogo o riducendone l'impatto se dovesse accadere. Questo è noto come grado di influenza hai più di un evento particolare.

Ad esempio, potresti gestire un'attività in cui la probabilità di una rapina è alta. Puoi ridurre l'impatto dell'evento riducendone la probabilità (installazione di telecamere di sicurezza, dispositivi antifurto, allarmi, maggiore illuminazione nel parcheggio, ecc.) O ridurre l'impatto che avrà sulla tua attività (non tenere in vista oggetti di valore , riducendo la quantità di denaro contante nei locali, ecc.).

Una volta identificata una crisi, si desidera porre cinque domande chiave per ciascuna e valutarle su una scala da 1 (impatto minimo) a 10 (impatto maggiore). 

Domande da porre:

1. Se la crisi corre il rischio di intensificarsi, quanto potrebbe diventare intensa e quanto velocemente?
2. In che misura la tua crisi cadrà sotto l'occhio vigile di qualcun altro, come i media o un'agenzia di regolamentazione del governo?
3. In che misura la crisi interferirà con le normali operazioni della tua azienda?
4. La tua immagine pubblica interna / esterna è a rischio?
5. In che misura i profitti della tua azienda sarebbero danneggiati?

Quindi dividi la somma di tutte e cinque le risposte per cinque per ottenere una media.

Usiamo una rapina come esempio:

EVENTO Q # 1 Q # 2 Q # 3 Q # 4 Q # 5 Media
1. Rapina 7 8 9 2 3 5.8

Ora guardiamo questo in modo più dettagliato.

Una rapina si intensificherà rapidamente, quindi la domanda n. 1 viene valutata con un 7. La polizia o un'altra agenzia delle forze dell'ordine saranno coinvolti, quindi la seconda è un 2. Chiuderà la tua attività almeno per il resto della giornata, forse più a lungo se c'è un danno, un infortunio o una fatalità, quindi un 9 per la domanda n. 8. La tua immagine sarà danneggiata? Probabilmente non perché sei una vittima, quindi il numero 3 è un 4. Qualsiasi impatto finanziario sarebbe trascurabile, soprattutto se sei assicurato o se i soldi o gli oggetti vengono recuperati, quindi il numero 2 è un 5. Questo ti dà un impatto di 3 sulla tua attività (la somma del punteggio diviso 5.8).

Ora, valuta la probabilità che l'evento accada su una scala da 0 a 100%. Questo ti darà una formula come 5.8 / 60, cioè avrebbe un impatto leggermente superiore a quello medio e c'è una buona probabilità che accada.

Vuoi identificare tutte le potenziali crisi che hanno sia un impatto elevato che un'alta probabilità e trovare modi per ridurre il loro impatto o la possibilità che si verifichino in primo luogo.

Torniamo all'esempio sopra. La tua attività è in una zona di criminalità media. Dopo aver valutato il potenziale di una rapina, hai deciso di ridurre la possibilità che si verifichi aggiungendo telecamere di sicurezza, allarmi e altre misure per scoraggiare i ladri. Riduci anche l'impatto aggiornando la tua copertura assicurativa e aggiungendo una cassaforte.

Vuoi eseguire scenari simili per ogni crisi che potrebbe influenzare le tue operazioni, anche quelle improbabili. Probabilmente puoi tralasciare un'imminente apocalisse zombi, ma nessuno ha previsto nemmeno una pandemia globale nel 2020.

Nel valutare l'impatto o addirittura l'evento, considera il costo in difficile e dollari morbidi. I dollari duri sono relativamente facili da calcolare. Si tratta di dollari effettivi persi nell'immediato periodo successivo. I dollari morbidi, d'altra parte, possono essere più difficili da calcolare. Questi dollari sono legati alla diminuzione della produttività, al basso morale dei dipendenti, all'aumento dell'assenteismo, all'aumento delle richieste di risarcimento dei lavoratori, alla cattiva stampa, all'erosione del sostegno della comunità, ecc.

A seconda della crisi in corso, il costo dell'intervento può sembrare pari al costo reale di una possibile perdita. Ma le deboli perdite in dollari possono creare un effetto gocciolante sulla tua attività in cui continui a perdere entrate molto tempo dopo che la crisi iniziale è passata, spesso senza accorgertene fino a quando non è troppo tardi.

Un piano di crisi ben concepito ha un altro vantaggio: crea automaticamente ordine in mezzo al caos. Non devi considerare tutti gli scenari e i possibili risultati; sono già annotati. Tutto ciò che dovete fare tu e il tuo team è seguire il piano. Sai già che se succede "A", dovresti fare "B", poi "C", "D", "E" e così via.

Questo è un tutorial piuttosto semplice sulla pianificazione e gestione delle crisi e dei disastri, ma dovrebbe mostrarti che 1) la pianificazione delle crisi è una parte importante del tuo piano aziendale generale e 2), non avere un piano può paralizzare o addirittura uccidere la tua attività, in particolare una piccola impresa.

Vuoi saperne di più sulla pianificazione delle crisi e sulla continuità aziendale? Abbiamo un "Quando i problemi colpiscono: un pianificatore di crisi per il business"Pubblicazione scritta specificatamente pensando alle piccole imprese. Copre ampiamente l'argomento e fornisce strumenti aggiuntivi per eseguire la pianificazione e la mitigazione delle crisi.