Ripresa delle operazioni

Congratulazioni! È scoppiata una crisi, tu eri preparato, ed è passata. E adesso cosa? Potrebbe essere necessario ricominciare da capo, riprendere da qualche parte nel mezzo o continuare da dove eri rimasto, un po 'peggio per l'usura.

Queste liste di controllo ti aiuteranno a far accelerare la tua attività più rapidamente e, si spera, in modo più completo, una volta che una crisi entra nella Fase 4: Risoluzione delle crisi. Sentiti libero di modificarlo per adattarlo alla tua organizzazione, poiché questo è solo un framework. Una versione scaricabile è disponibile nella sezione Modelli e risorse.

Elenco di controllo per la pianificazione anticipata

  1. Identifica un team di Continuity Operations per la tua azienda.
  2. Decidi chi può ordinare la riduzione, l'arresto o il trasferimento delle operazioni in tempi di crisi o immediatamente dopo una crisi.
    1. Determina chi deve essere pagato, per quanto tempo verrà pagato ciascun membro del personale, come lavorerà a distanza, come può essere utilizzato il tempo libero retribuito durante un rallentamento o una chiusura e quali benefici verranno pagati e per quanto tempo.
  3. Creare record duplicati di tutti i documenti aziendali critici: licenza commerciale, articoli costitutivi, accordi di partnership, statuto, numeri di licenza commerciale e EIN, sigillo aziendale, verbali e risoluzioni di riunioni ufficiali, polizze assicurative, numeri di registrazione del software, ecc., Elenchi di fornitori, informazioni di contatto, elenchi dei dipendenti e registri del personale, ecc.
  4. Backup di tutti i dati chiave su server e computer aziendali. Idealmente, il backup dei dati dovrebbe essere eseguito almeno settimanalmente nel cloud o in posizioni di server remoti fuori sede e che offrono funzionalità di accesso remoto.
  5. Identifica tutte le funzioni fondamentali per la sopravvivenza. Questi sono i servizi che devono essere mantenuti durante una crisi e / o ripristinati dopo una crisi.
    1. Amministrativo
    2. Information Technology
    3. Contabilità / Contabilità
    4. Risorse umane
    5. Servizi
    6. Produzione, magazzinaggio, adempimento
    7. Inventario
    8. Materie prime / forniture
    9. Servizio clienti
    10. Comunicazione / Marketing / Relazioni con i media
  6. Sviluppa e mantieni un piano tecnologico
    1. Funzioni critiche e non essenziali
    2. Accesso remoto a dati, sistemi e computer
    3. accesso al Web
    4. Funzionalità di teleconferenza
    5. Login e password
    6. ID software / informazioni e codici di registrazione
  7. Sviluppare un piano per continuare le funzioni di libro paga, fatturazione e raccolta.
  8. Posizioni alternative per continuare le esigenze di ufficio, cliente e adempimento.
    1. Spazi per uffici disponibili
    2. Spazi di magazzino disponibili (se applicabile)
    3. Arredamento disponibile
    4. Parcheggio / Accesso
    5. Telefono / accesso a Internet
    6. Utilità

Se è possibile una riduzione, un arresto o un trasferimento:

  1. Informa il presidente / proprietario.
  2. Contatta il CCC Manager.
  3. Seguire le istruzioni nel piano di continuità operativa e nel piano di comunicazione in caso di crisi per l'incidente specifico in questione.
  4. Informare il personale, il consiglio di amministrazione, i clienti ei fornitori del potenziale di rallentamento, arresto o trasferimento.
  5. Prova la sezione dedicata ai dipendenti del tuo sito web e il numero di telefono fuori città che i dipendenti dovrebbero contattare per lasciare un "messaggio ok" in caso di crisi.

Se è necessaria una riduzione, un arresto o un trasferimento:

  1. Attiva il piano di continuità operativa e il piano di comunicazione in caso di crisi.
  2. Proteggi le strutture dell'azienda come delineato in ogni piano.
  3. Informa le parti interessate che si sta verificando un rallentamento, una chiusura o un trasferimento. Dai loro ulteriori istruzioni.
  4. Determina le esigenze di liquidità a breve termine.
  5. Fai in modo che la posta venga interrotta, trattenuta o inoltrata temporaneamente a una nuova posizione.
  6. Tieni traccia delle spese di recupero di tutto il personale per eventuali rimborsi, come straordinari, viaggi o noleggio di attrezzature.
  7. Registra eventuali infortuni nei registri OSHA e assicurati di segnalarli al dipartimento L&I dello stato.
  8. Determina quali risorse (personale, tecnologia, attrezzature, strutture, ecc.) Sono necessarie per tornare indietro, riaprire o riavviare le operazioni.
  9. Creare un approccio graduale per riprendere le operazioni complete.
  10. Comunicare questo piano al team del piano di continuità operativa, al presidente / proprietario e al responsabile di CCC.
  11. Comunica questo piano ai dipendenti.

Elenco di controllo per la ripresa delle operazioni

  1. Ispezionare le strutture per danni o la loro idoneità per la ripresa delle operazioni. Ottieni le necessarie approvazioni statali, provinciali e locali per tornare alle operazioni.
  2. Confermare con le autorità locali che è sicuro per i dipendenti tornare al lavoro (ad esempio, le strade sono sgombre, i ponti sono sicuri, la struttura è stata decontaminata, ecc.).
  3. Ristabilire le utilità.
  4. Stabilisci le priorità aziendali.
  5. Contatta il personale iniziale necessario per riaprire le attività.
  6. Danni di inventario.
  7. Controlla i requisiti della documentazione per assicurazioni, aiuti federali, statali e locali in caso di calamità, ecc.
  8. Ristabilire i sistemi informatici, recuperare i backup.
  9. Contatta i fornitori.
  10. Porta tutti i servizi che sono stati eseguiti a distanza.
  11. Riportare il personale in fasi per supportare le funzioni man mano che vengono ripristinate.