Componenti del piano di crisi

Un piano realizzabile dovrebbe avere questi componenti:

  • Un insieme flessibile di moduli di risposta. Man mano che identifichi le varie crisi che possono influenzare le operazioni della tua azienda, inizierai a vedere modelli di come dovresti rispondere. La modularizzazione di queste risposte può aiutarti a rispondere rapidamente e in modo appropriato nei primi minuti, ore e giorni di crisi. I moduli possono includere: blocco della struttura, evacuazione, contenimento medico, protocolli di gestione del dolore, polizia o risposta al fuoco, ecc.
  • Collegamento tra crisi e moduli. Questi moduli possono essere collegati a ogni possibile crisi. Ad esempio, uno scenario di "tiratore sul posto" potrebbe innescare 1) un blocco, 2) una risposta della polizia, 3) possibile evacuazione su loro direzione, 4) consulenza per il dolore e 5) un centro di comunicazione fuori sede. Una rapina può richiedere i moduli da 2 a 4, ma non il primo e non necessariamente il quinto. Dovresti essere in grado di assegnare i moduli a ciascuna crisi nell'ordine in cui dovrebbero verificarsi. A questo scopo è possibile utilizzare un semplice foglio di calcolo Excel.
  • Una catena di comando stabilita. Il piano dovrebbe definire chi è responsabile. Ciò include chi può chiamare in azione il Crisis Command Center, chi è incaricato di prendere decisioni di risposta, qual è la gerarchia per la revisione e l'approvazione dei comunicati stampa e dei punti di discussione, i sostituti per coprire i ruoli assegnati se qualcuno è in vacanza o malato e chi lo farebbe gestire un CCC remoto o fuori sede.
  • Protocolli di attivazione. Cosa attiverà l'attivazione del Crisis Command Center? Questo sarà il segnale per passare dal business as usual alla modalità "war room", nonché ciò che segnala un ritorno alla "normalità" dopo che la crisi è passata e non c'è più bisogno di un CCC.
  • Chiari ruoli del team. Dovrebbero esserci ruoli chiari per chi gestisce le relazioni con i media, le comunicazioni dei dipendenti, i social media, le relazioni con gli stakeholder / azionisti, la sala riunioni con i media e altre responsabilità. Questi dovrebbero essere chiaramente delineati in modo che le linee di responsabilità e le linee di reporting siano chiare a tutti i membri del team. Una forte leadership è essenziale qui. Anche se hai una mezza dozzina di dipendenti, devono essere guidati attraverso una crisi. In qualità di datore di lavoro, hai la responsabilità della loro sicurezza e del loro sostentamento. Dipendono da te per guidare in tempi di crisi, anche se sei tu a gestire tutte le decisioni da solo.
  • Canali di comunicazione chiari. Il tuo team deve sapere quali canali utilizzare per rispondere a ogni crisi. Si desidera inoltre delineare canali di comunicazione alternativi nel caso in cui un canale principale o tradizionale fosse disabilitato o temporaneamente non disponibile. Ad esempio, è facile pensare che utilizzerai i tuoi telefoni cellulari in caso di crisi, ma in un disastro diffuso le reti possono essere bloccate e praticamente inutili. Pensa fuori dagli schemi su questo. Potrebbe essere necessario ottenere la vecchia scuola nella comunicazione durante una crisi.
  • Il piano dovrebbe delineare cose come chi contattare per fornire sicurezza, come avviare il generatore per l'alimentazione di emergenza e cosa può essere eseguito da esso, dove viene immagazzinato il carburante extra, l'ubicazione di cibo di emergenza, acqua e fornitori di medicinali, ecc dovrebbe anche avere un'area centrale di riunione per i lavoratori e un modo per condurre gli affari lontano dalla sede principale, anche se temporaneamente.
  • La pratica rende perfetti come si dice. Di seguito sono riportati alcuni dei modi in cui puoi eseguire gli esercizi, iniziando dal più semplice.
    • Procedure dettagliate. Proprio come dice, una panoramica del piano con un paio di scenari what-if per illustrare come funziona il piano.
    • Esercizi da tavolo. Uno scenario viene sviluppato in anticipo e il team lo attraversa utilizzando la catena di comando ei processi delineati nel piano. Successivamente, il team discute cosa ha funzionato e cosa no per apportare modifiche al piano, se necessario.
    • Simulazioni di eventi. Questa è una situazione del mondo reale in cui il team risponde a un finto incidente. Questa simulazione dura diverse ore e vengono introdotte più complicazioni per consentire al team di gestire sia la crisi primaria che gli incidenti secondari.
    • Esercizi completi. Questi sono in genere riservati alle aziende che affrontano crisi ad alto rischio come potenziali fuoriuscite di petrolio, perdite chimiche o incidenti aerei. Questi sono il più reali possibile, comprese le vittime e gli scenari in continua evoluzione. Sono anche molto costosi da condurre e richiedono mesi di pianificazione.

 

Alcuni consigli utili

La parola giapponese per crisi è 危機, o kiki. Opportunamente, ha l'estensione kanji 危, che significa pericolo, e 機, che significa opportunità. A seconda di come pianifichi o rispondi a una crisi, può essere sia un pericolo che un'opportunità per te.

Ecco alcune cose utili a cui pensare mentre sviluppi il tuo piano di crisi.

  • Pianifica gli scenari peggiori e migliori possibili. Questo ti aiuterà a considerare tutte le opzioni, sapendo quale potrebbe essere il peggior risultato (pericolo) e il miglior risultato possibile (opportunità).
  • Sii proattivo, non reattivo. Spesso una crisi che potrebbe essere facilmente controllata all'inizio andrà fuori controllo e peggiorerà di quanto sarebbe stato normalmente se la ignorassi o fingessi che se ne andrà da sola. La risposta di Boeing agli incidenti del 737 MAX è un buon esempio. Non mettere la testa sotto la sabbia: stai sempre alla ricerca di una crisi in sospeso mentre è ancora in fase prodromica e affrontala in modo intelligente e proattivo.
  • Rimani organizzato. Non aspettare che si verifichi una crisi per fare un giro del piano. Provare, aggiornare e mantenere il tuo piano ti aiuterà a rimanere cristallino mentre tutto intorno a te sembra andare fuori controllo.
  • Impara dal passato. Se una crisi colpisce, usa le lezioni apprese per migliorare le tue capacità di gestione delle crisi. Incontra il tuo team dopo che tutto si è sistemato e rivedi obiettivamente cosa ha funzionato e cosa no.
  • Non dare la colpa. Nel bel mezzo di una crisi, verranno commessi degli errori. Questo è naturale. Dopotutto, siamo solo umani e abbiamo a che fare con emozioni umane come paura, dolore e rabbia. Non essere veloce nel dare la colpa. Mostra al mondo un fronte unito internamente ed esternamente e dopo che la crisi è passata, dopo che sei stato in grado di ottenere una prospettiva e rivedere come le cose sarebbero potute andare meglio.
  • Non fare tutto da solo. Man mano che la situazione si sviluppa, dovrai fare il giocoliere con molte palle. Questo non è il momento per essere un maniaco del controllo. Metti insieme il tuo team e usa i loro punti di forza e talenti collettivi per affrontare i diversi aspetti di una crisi, dalle relazioni e dalle operazioni con i media alla logistica e alla finanza.
  • Pensa fuori dagli schemi. Quando si verifica una crisi, esci da ciò che è noto sulla situazione e affronta il problema da tutte le parti. Sii disposto a correre rischi misurati per risolvere il problema.
  • Stai calmo. Un piano di crisi è progettato in modo da non doverti prendere dal panico. Puoi avere chiarezza, anche nei momenti più difficili e incerti perché hai un piano ben concepito che puoi seguire.
  • Non farti prendere dal momento. Ricorda. La crisi alla fine passerà. Potrebbero essere ore, giorni, settimane o persino mesi, ma passerà e si formerà una nuova normalità. Sii paziente e non perdere molto tempo a combattere una battaglia che non ha nulla a che fare con la vittoria.