La défense préventive

 L'entraîneur met en garde contre l'importance de la planification des catastrophes.Attendez-vous à l'inattendu

Il y a des moments où tout se passe parfaitement. L'équipe travaille ensemble comme une machine bien huilée, vous notez des commandes à gauche et à droite, vous déplacez l'entreprise de haut en bas sur le terrain à volonté, vos concurrents ne peuvent bloquer aucun de vos mouvements.

Et puis vous êtes frappé par derrière par quelque chose de totalement inattendu.

Comme une pandémie mondiale.

Si COVID ne nous a rien appris d'autre, c'est que chaque petite entreprise devrait avoir un plan de crise en place pour protéger sa santé et sa viabilité. Avec un plan de crise en place, vous n'avez pas besoin de savoir comment combattre un incendie métaphorique, car vous avez déjà les extincteurs en place avant le début du feu.

Une crise peut aller d'une inondation, d'un tremblement de terre et d'un incendie au piratage informatique, à la perte d'un partenaire clé, à une manifestation ou à une grève. Certains ont très peu de chances de se produire; d'autres peuvent ébranler votre entreprise.

Le but d'un plan de crise est d'identifier toutes les éventualités possibles en termes de 1) probabilité qu'elle se produise et 2) impact qu'elle aura sur votre entreprise. Une fois que vous avez identifié les différents événements qui peuvent affecter votre entreprise, vous déterminez le degré de contrôle que vous avez sur la prévention de l'événement ou la réduction de son impact s'il devait se produire. Ceci est connu comme le degré d'influence vous avez sur un événement particulier.

Par exemple, vous pouvez exploiter une entreprise où la probabilité d'un vol est élevée. Vous pouvez réduire l'impact de l'événement en réduisant sa probabilité (installation de caméras de sécurité, antivols, alarmes, plus d'éclairage dans le parking, etc.) ou réduire l'impact qu'il aura sur votre entreprise (ne pas garder les objets de valeur en vue , réduction du montant des espèces sur les lieux, etc.).

Une fois que vous avez identifié une crise, vous voulez poser cinq questions clés pour chacune et les noter sur une échelle de 1 (impact le moins important) à 10 (impact le plus important). 

Questions a poser:

1. Si la crise risque de s'intensifier, à quelle intensité pourrait-elle s'aggraver et à quelle vitesse?
2. Dans quelle mesure votre crise tombera-t-elle sous l'œil vigilant de quelqu'un d'autre, comme les médias d'information ou une agence gouvernementale de réglementation?
3. Dans quelle mesure la crise interférera-t-elle avec les opérations normales de votre entreprise?
4. Votre image publique interne / externe est-elle menacée?
5. Dans quelle mesure le résultat net de votre entreprise serait-il endommagé?

Divisez ensuite la somme des cinq réponses par cinq pour obtenir une moyenne.

Prenons un vol comme exemple:

ÉVÉNEMENT Q # 1 Q # 2 Q # 3 Q # 4 Q # 5 Moyenne
1. Vol qualifié 7 8 9 2 3 5.8

Examinons maintenant cela plus en détail.

Un vol va s'intensifier rapidement, donc la question n ° 1 est notée 7. La police ou un autre organisme d'application de la loi sera impliqué, donc le n ° 2 est un 9. Cela fermera votre entreprise au moins pour le reste de la journée, peut-être plus longtemps s'il y a des dommages, une blessure ou un décès, donc un 8 pour la question # 3. Votre image sera-t-elle blessée? Probablement pas comme vous êtes une victime, donc le n ° 4 est un 2. Tout impact financier serait négligeable, surtout si vous êtes assuré ou si l'argent ou les objets sont récupérés, donc le n ° 5 est un 3. Cela vous donne un impact de 5.8 sur votre entreprise (la somme du score divisé par 5).

Maintenant, évaluez la probabilité que l'événement se produise sur une échelle de 0 à 100%. Cela vous donnera une formule telle que 5.8 / 60, c'est-à-dire que cela aurait un impact légèrement supérieur à moyen et il y a une bonne probabilité que cela se produise.

Vous souhaitez identifier toutes les crises potentielles qui ont à la fois un impact élevé et une probabilité élevée et trouver des moyens de réduire leur impact ou la probabilité qu'elles se produisent en premier lieu.

Revenons à l'exemple ci-dessus. Votre entreprise se trouve dans une zone de criminalité moyenne. Après avoir évalué le potentiel d'un vol, vous avez décidé de réduire le risque qu'il se produise en ajoutant des caméras de sécurité, des alarmes et d'autres mesures pour dissuader les voleurs. Vous réduisez également l'impact en mettant à jour votre couverture d'assurance et en ajoutant un coffre-fort.

Vous souhaitez exécuter des scénarios similaires pour chaque crise qui pourrait affecter vos opérations, même les plus improbables. Vous pouvez probablement laisser de côté une apocalypse zombie imminente, mais personne n'a prédit non plus une pandémie mondiale en 2020.

Lors de l'évaluation de l'impact ou même de l'événement, tenez compte du coût en dur et dollars doux. Les dollars durs sont relativement faciles à calculer. Ce sont de véritables dollars perdus immédiatement après. Les dollars doux, en revanche, peuvent être plus difficiles à calculer. Ces dollars sont liés à une baisse de productivité, un moral bas des employés, un absentéisme accru, une augmentation des demandes d'indemnisation des travailleurs, une mauvaise presse, une érosion du soutien communautaire, etc.

En fonction de la crise en cours, le coût de l'intervention peut sembler égal au coût dur d'une éventuelle perte. Mais les faibles pertes de dollars peuvent créer un effet de ruissellement sur votre entreprise où vous continuez à perdre des revenus longtemps après le passage de la crise initiale, souvent sans vous en rendre compte avant qu'il ne soit trop tard.

Un plan de crise bien conçu présente un autre avantage: il crée automatiquement de l'ordre au milieu du chaos. Vous n'avez pas à considérer tous les scénarios et les résultats possibles; ils sont déjà écrits. Tout ce que vous et votre équipe avez à faire est de suivre le plan. Vous savez déjà que si «A» arrive, vous devriez faire «B» puis «C», «D», «E», etc.

Ceci est un tutoriel assez basique sur la planification et la gestion des crises et des catastrophes, mais il devrait vous montrer que 1) la planification de crise est une partie importante de votre plan d'affaires global et 2), ne pas avoir de plan peut paralyser ou même tuer votre entreprise, en particulier une petite entreprise.

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