Reprise des opérations

Toutes nos félicitations! Une crise a éclaté, vous y étiez préparé et elle est passée. Maintenant quoi? Vous devrez peut-être recommencer à zéro, ramasser quelque part au milieu ou continuer là où vous vous étiez arrêté, un peu pire pour l'usure.

Ces listes de contrôle vous aideront à mettre votre entreprise à niveau plus rapidement et, espérons-le, plus complètement, une fois qu'une crise entre dans l'étape 4: résolution de crise. N'hésitez pas à le modifier en fonction de votre propre organisation, car il ne s'agit que d'un cadre. Une version téléchargeable est disponible dans la section Modèles et ressources.

Liste de contrôle de la planification préalable

  1. Identifiez une équipe des opérations de continuité pour votre entreprise.
  2. Décidez qui peut ordonner une réduction, un arrêt ou une délocalisation des opérations en temps de crise ou immédiatement après une crise.
    1. Déterminez qui doit être payé, combien de temps chaque membre du personnel sera payé, comment il travaillera à distance, comment les congés payés peuvent être utilisés pendant un ralentissement ou un arrêt et quelles prestations seront versées et pendant combien de temps.
  3. Créez des enregistrements en double de tous les documents commerciaux critiques: licence commerciale, statuts constitutifs, accords de partenariat, statuts, numéros EIN et de licence commerciale, sceau d'entreprise, procès-verbaux et résolutions de réunions officielles, polices d'assurance, numéros d'enregistrement de logiciels, etc., listes de fournisseurs, coordonnées, répertoires des employés et dossiers du personnel, etc.
  4. Sauvegarde de toutes les données clés sur les serveurs et les ordinateurs de l'entreprise. Idéalement, les données doivent être sauvegardées au moins une fois par semaine sur le cloud ou sur des emplacements de serveurs distants qui sont hors site et offrent des capacités d'accès à distance.
  5. Identifiez toutes les fonctions essentielles à la survie. Ce sont les services qui doivent être maintenus pendant une crise et / ou rétablis après une crise.
    1. Administratif
    2. Technologies de l'information
    3. Comptabilité / comptabilité
    4. Ressources humaines
    5. Installations
    6. Production, entreposage, exécution
    7. Inventaire
    8. Matières premières / fournitures
    9. Service Client
    10. Communications / Marketing / Relations avec les médias
  6. Développer et maintenir un plan technologique
    1. Fonctions critiques et non essentielles
    2. Accès à distance aux données, systèmes et ordinateurs
    3. l'accès à Internet
    4. Capacités de téléconférence
    5. Identifiants et mots de passe
    6. ID du logiciel / informations et codes d'enregistrement
  7. Élaborer un plan pour continuer les fonctions de paie, de facturation et de recouvrement.
  8. Emplacements alternatifs pour répondre aux besoins des bureaux, des clients et de la gestion des commandes.
    1. Espaces de bureaux disponibles
    2. Espaces d'entrepôt disponibles (le cas échéant)
    3. Mobilier disponible
    4. Parking / Accès
    5. Téléphone / accès Internet
    6. Utilitaires

Si une réduction, un arrêt ou un déplacement est possible:

  1. Informez le président / propriétaire.
  2. Contactez le directeur CCC.
  3. Suivez les instructions du plan de continuité des activités et du plan de communication de crise pour l'incident spécifique en question.
  4. Informez le personnel, le conseil d'administration, les clients et les fournisseurs du potentiel de ralentissement, d'arrêt ou de réinstallation.
  5. Testez la section des employés de votre site Web et le numéro de téléphone de l'extérieur de la ville que les employés doivent contacter pour laisser un «message ok» en cas de crise.

Si une réduction, un arrêt ou un déplacement est nécessaire:

  1. Activez le plan de continuité des activités et le plan de communication de crise.
  2. Sécurisez les installations de l'entreprise comme indiqué dans chaque plan.
  3. Avertissez les parties prenantes qu'un ralentissement, un arrêt ou un déplacement est en cours. Donnez-leur des instructions supplémentaires.
  4. Déterminer les besoins de liquidité à court terme.
  5. Faites en sorte que le courrier soit arrêté, retenu ou transféré temporairement vers un nouvel emplacement.
  6. Suivre les frais de recouvrement de tout le personnel pour un éventuel remboursement, comme les heures supplémentaires, les déplacements ou la location d'équipement.
  7. Enregistrez toutes les blessures dans les journaux OSHA et assurez-vous de les signaler au département L&I de l'État.
  8. Déterminez les ressources (personnel, technologie, équipement, installations, etc.) nécessaires pour reculer, rouvrir ou redémarrer les opérations.
  9. Créez une approche par étapes pour reprendre les opérations complètes.
  10. Communiquez ce plan à l'équipe du plan de continuité des activités, au président / propriétaire et au directeur de la CCC.
  11. Communiquez ce plan aux employés.

Liste de contrôle de reprise des opérations

  1. Inspecter les installations pour déceler tout dommage ou leur aptitude à reprendre les opérations. Obtenez les approbations nationales, régionales et locales nécessaires pour reprendre les opérations.
  2. Confirmez auprès des autorités locales qu'il est sécuritaire pour les employés de retourner au travail (c.-à-d. Que les routes sont dégagées, les ponts sont sûrs, l'installation a été décontaminée, etc.).
  3. Rétablissez les utilitaires.
  4. Établissez les priorités commerciales.
  5. Contactez la dotation initiale nécessaire pour rouvrir les affaires.
  6. Dommages d'inventaire.
  7. Vérifiez les exigences en matière de documentation pour les assurances, les aides fédérales, étatiques et locales en cas de catastrophe, etc.
  8. Rétablissez les systèmes informatiques, récupérez les sauvegardes.
  9. Contactez les fournisseurs.
  10. Apportez tous les services qui ont été effectués à distance.
  11. Ramenez le personnel par étapes pour soutenir les fonctions lors de leur restauration.