La defensa preventiva

 El entrenador advierte sobre la importancia de la planificación en caso de desastre.Esperar lo inesperado

Hay momentos en los que todo va a la perfección. El equipo está trabajando en conjunto como una máquina bien engrasada, estás anotando pedidos de izquierda a derecha, estás moviendo el negocio arriba y abajo del campo a voluntad, tus competidores no pueden bloquear ninguno de tus movimientos.

Y luego te golpea por detrás algo totalmente inesperado.

Como una pandemia mundial.

Si COVID no nos enseñó nada más, es que todas las pequeñas empresas deben tener un plan de crisis para proteger su salud y viabilidad. Con un plan de crisis implementado, no necesita saber cómo combatir un incendio metafórico y furioso porque ya tiene los extintores de incendios en su lugar antes de que comience el incendio.

Una crisis puede ser cualquier cosa, desde una inundación, un terremoto o un incendio hasta la piratería informática, la pérdida de un socio clave, una protesta o una huelga. Algunos tienen muy pocas posibilidades de que ocurran; otros pueden sacudir su negocio hasta la médula.

El objetivo de un plan de crisis es identificar cada posible eventualidad en términos de 1) probabilidad de que ocurra y 2) el impacto que tendrá en su negocio. Una vez que haya identificado los diferentes eventos que pueden afectar su negocio, usted determina cuánto control tiene sobre cómo evitar que el evento suceda en primer lugar o reducir su impacto si llegara a ocurrir. Esto se conoce como grado de influencia tienes sobre cualquier evento en particular.

Por ejemplo, puede administrar un negocio donde la probabilidad de un robo es alta. Puedes reducir el impacto del evento reduciendo su probabilidad (instalando cámaras de seguridad, dispositivos antirrobo, alarmas, más iluminación en el estacionamiento, etc.) o reducir el impacto que tendrá en tu negocio (no tener objetos de valor a la vista , reduciendo la cantidad de efectivo en el local, etc.).

Una vez que identifique una crisis, debe hacer cinco preguntas clave para cada una y calificarlas en una escala del 1 (menor impacto) al 10 (mayor impacto). 

Preguntas que hacer:

1. Si la crisis corre el riesgo de intensificarse, ¿qué tan intensa podría llegar a ser y con qué rapidez?
2. ¿En qué medida su crisis caerá bajo la atenta mirada de otra persona, como los medios de comunicación o una agencia reguladora del gobierno?
3. ¿En qué medida la crisis interferirá con las operaciones normales de su negocio?
4. ¿Está en riesgo su imagen pública interna / externa?
5. ¿Hasta qué punto se dañarían los resultados de su empresa?

Luego, divide la suma de las cinco respuestas entre cinco para obtener un promedio.

Usemos un robo como ejemplo:

EVENTO Q # 1 Q # 2 Q # 3 Q # 4 Q # 5 Promedio
1. Robo 7 8 9 2 3 5.8

Ahora veamos esto con más detalle.

Un robo se intensificará rápidamente, por lo que la pregunta n. ° 1 se puntuará con un 7. La policía u otra agencia del orden público se involucrarán, por lo que la n. ° 2 es un 9. Cerrará su negocio por lo menos durante el resto del día, tal vez más. si hay daño, una lesión o una muerte, entonces un 8 para la Pregunta # 3. ¿Se dañará tu imagen? Probablemente no como una víctima, por lo que el n. ° 4 es un 2. Cualquier impacto financiero sería insignificante, especialmente si está asegurado o si se recupera el dinero o los artículos, por lo que el n. ° 5 es un 3. Esto le da un impacto de 5.8 en su negocio (la suma de la puntuación dividida por 5).

Ahora, evalúe la probabilidad de que el evento ocurra en una escala del 0 al 100%. Esto le dará una fórmula como 5.8 / 60, es decir, tendría un impacto levemente mayor que medio y hay una buena probabilidad de que suceda.

Desea identificar todas las crisis potenciales que tienen tanto un alto impacto como una alta probabilidad y encontrar formas de reducir su impacto o la posibilidad de que ocurran en primer lugar.

Volvamos al ejemplo anterior. Su negocio se encuentra en una zona de criminalidad media. Después de evaluar la posibilidad de un robo, decidió reducir la posibilidad de que ocurra agregando cámaras de seguridad, alarmas y otras medidas para disuadir a los ladrones. También reduce el impacto al actualizar su cobertura de seguro y agregar una caja fuerte.

Desea ejecutar escenarios similares para cada crisis que podría afectar sus operaciones, incluso las poco probables. Probablemente pueda dejar de lado un inminente apocalipsis zombi, pero nadie predijo una pandemia global en 2020 tampoco.

Al evaluar el impacto o incluso el evento, considere el costo en y dólares blandos. Los dólares duros son relativamente fáciles de calcular. Estos son dólares reales perdidos inmediatamente después. Los dólares blandos, por otro lado, pueden ser más difíciles de calcular. Estos dólares están relacionados con la disminución de la productividad, la baja moral de los empleados, el aumento del ausentismo, el aumento de las reclamaciones de compensación para los trabajadores, la mala prensa, la erosión del apoyo de la comunidad, etc.

Dependiendo de la crisis en cuestión, el costo de la intervención puede parecer igual al costo real de una posible pérdida. Pero las pérdidas del dólar débil pueden crear un efecto de goteo en su negocio donde usted continúa perdiendo ingresos mucho después de que haya pasado la crisis inicial, a menudo sin darse cuenta hasta que es demasiado tarde.

Un plan de crisis bien concebido tiene otro beneficio: automáticamente crea orden en medio del caos. No tiene que considerar todos los escenarios y posibles resultados; ya están anotados. Todo lo que tienen que hacer usted y su equipo es seguir el plan. Ya sabes que si ocurre 'A', debes hacer 'B', luego 'C', 'D', 'E', y así sucesivamente.

Este es un tutorial bastante básico sobre planificación y gestión de crisis y desastres, pero debería mostrarle que 1) la planificación de crisis es una parte importante de su plan general de negocios y 2) no tener un plan puede paralizar o incluso matar su negocio, especialmente una pequeña empresa.

¿Quiere saber más sobre la planificación de crisis y la continuidad empresarial? Tenemos un "Cuando surgen problemas: un planificador de crisis para empresas”Publicación escrita específicamente con las pequeñas empresas en mente. Cubre el tema ampliamente y le brinda herramientas adicionales para hacer su propia planificación y mitigación de crisis.