COVID-19

A Planificador 'Between Waves' para pequeñas empresas

2. Continuidad comercial

  • Tenga en cuenta que en una segunda o tercera ola, su negocio puede verse afectado nuevamente, así que prepárese para esa eventualidad ahora. Incluso si la ola es menos intensa que la primera, puede esperar un aumento en el ausentismo, una caída en las ventas o el tráfico peatonal y quizás incluso una menor productividad de los trabajadores.
  • Desarrollar un proceso formal para implementar Delegaciones de Autoridad y otros procesos / trámites financieros y legales para que puedan ser ejecutados de forma remota. Idealmente, debería tener capas de dos profundidades, para que siempre tenga al menos una copia de seguridad disponible. Es preferible más de uno.
  • Establezca o actualice su plan de sucesión en caso de que le ocurra algo a usted oa uno de sus empleados esenciales.
  • Su Plan de Continuidad Comercial debe describir todo lo necesario para mantener las operaciones en una ola posterior y reducción o suspensión del comercio.
    • Como mínimo, su empresa debería poder operar con una mínima interacción cara a cara entre empleados, clientes y proveedores.
    • Las operaciones deberían poder continuar, incluso si algunos de sus empleados o gerentes clave no están disponibles temporalmente debido a una enfermedad u hospitalización.
    • Su cadena de suministro debe ser lo suficientemente flexible como para suspender y comenzar las entregas rápidamente. Querrá identificar e involucrar proveedores alternativos y canales de entrega y discutir las opciones de almacenamiento para inventario, equipo y pedidos en tránsito.
    • Cree un método sistemático para suspender, cerrar y reanudar las operaciones. El proceso que implementó durante la primera ola debería servir como guía. Documente todos los pasos para que pueda implementarlos de manera consistente y rápida ante cualquier interrupción comercial.
    • Comparta los conceptos básicos de este plan con las partes interesadas clave, incluidos los proveedores y los vendedores, para que sepan que tiene un Plan de Continuidad Comercial y quiénes son el coordinador o los miembros del equipo.
  • Determine a quiénes de su personal se les debe pagar, cuánto tiempo se les pagará si se suspenden las operaciones comerciales, si y cómo pueden trabajar de forma remota, cómo se puede usar el tiempo libre pagado y qué beneficios se pagarán y durante cuánto tiempo.
  • Cree registros digitales duplicados de todos sus documentos comerciales críticos para que se pueda acceder a ellos de forma remota. Esto incluye su licencia comercial, artículos de incorporación, acuerdos de asociación, estatutos, números de EIN y UBI, sello corporativo, actas y resoluciones de reuniones oficiales, registros de impuestos, pólizas de seguro, números de registro de software, listas de proveedores, directorios de empleados, registros de personal, etc. .
  • Mueva todos los datos críticos a servidores seguros en la nube. Configure sistemas automatizados para mantener los datos actualizados diariamente o al menos semanalmente, para que estén razonablemente actualizados.
  • Asegúrese de que cada trabajador tenga el nivel de acceso que necesita para los archivos almacenados en la nube.
  • Desarrollar y mantener un plan de tecnología que identifique funciones críticas y no esenciales, ofrezca acceso remoto a datos, sistemas y computadoras, proporcione acceso al sitio web a varios empleados y proporcione mecanismos para emitir y recuperar información de inicio de sesión y contraseña.
  • Desarrolle planes para realizar funciones de nómina, facturación y cobranza de forma remota.
  • Establezca procedimientos para suspender operaciones, asegurar y monitorear instalaciones y gestionar el cierre de su operación comercial.