Komponenten des Krisenplans

Ein praktikabler Plan sollte folgende Komponenten enthalten:

  • Ein flexibler Satz von Antwortmodulen. Wenn Sie die verschiedenen Krisen identifizieren, die sich auf die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens auswirken können, werden Sie Muster erkennen, wie Sie reagieren sollten. Durch die Modularisierung dieser Antworten können Sie in den ersten Minuten, Stunden und Tagen einer Krise schnell und angemessen reagieren. Zu den Modulen können gehören: Sperrung der Einrichtung, Evakuierung, medizinische Eindämmung, Protokolle zur Trauerbewältigung, Polizei- oder Brandbekämpfung usw.
  • Verknüpfung zwischen Krise und Module. Diese Module können mit jeder möglichen Krise verknüpft werden. Zum Beispiel könnte ein Szenario „Schütze vor Ort“ 1) eine Sperrung, 2) eine Reaktion der Polizei, 3) eine mögliche Evakuierung auf ihre Anweisung, 4) eine Trauerberatung und 5) ein Kommunikationszentrum außerhalb des Standorts auslösen. Für einen Raubüberfall sind möglicherweise die Module 2 bis 4 erforderlich, jedoch nicht das erste und nicht unbedingt das fünfte. Sie sollten in der Lage sein, jeder Krise Module in der Reihenfolge zuzuweisen, in der sie auftreten sollen. Zu diesem Zweck kann eine einfache Excel-Tabelle verwendet werden.
  • Eine festgelegte Befehlskette. Der Plan sollte darlegen, wer verantwortlich ist. Dazu gehört, wer das Crisis Command Center in Aktion setzen kann, wer für die Entscheidungsfindung zuständig ist, welche Hierarchie für die Überprüfung und Genehmigung von Medienmitteilungen und Gesprächsthemen vorgesehen ist und welche Aufgaben zugewiesen werden, falls jemand im Urlaub oder krank ist und wer dies tun würde Behandeln Sie einen Remote- oder externen CCC.
  • Aktivierungsprotokolle. Was löst die Aktivierung des Crisis Command Centers aus? Dies wird das Signal sein, vom normalen Geschäftsbetrieb in den „Kriegsraummodus“ überzugehen, sowie das Signal für eine Rückkehr zum „Normalen“, nachdem die Krise vorbei ist und kein CCC mehr erforderlich ist.
  • Klare Teamrollen. Es sollte klare Rollen für die Verantwortlichen für Medienarbeit, Mitarbeiterkommunikation, soziale Medien, Stakeholder- / Aktionärsbeziehungen, den Medienbriefing-Raum und andere Verantwortlichkeiten geben. Diese sollten klar abgegrenzt sein, damit die Verantwortungsbereiche sowie die Berichtsbereiche allen Teammitgliedern klar sind. Hier ist eine starke Führung unerlässlich. Selbst wenn Sie ein halbes Dutzend Mitarbeiter haben, müssen diese durch eine Krise geführt werden. Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung für ihre Sicherheit und ihren Lebensunterhalt. Sie sind darauf angewiesen, dass Sie in Krisenzeiten die Führung übernehmen, auch wenn Sie alle Entscheidungen selbst treffen.
  • Kommunikationskanäle löschen. Ihr Team muss wissen, über welche Kanäle es auf jede Krise reagieren kann. Sie möchten auch alternative Kommunikationskanäle beschreiben, falls ein primärer oder traditioneller Kanal deaktiviert oder vorübergehend nicht verfügbar ist. Zum Beispiel ist es leicht zu glauben, dass Sie Ihre Handys in einer Krise benutzen werden, aber in einer weit verbreiteten Katastrophe können die Netzwerke blockiert und praktisch unbrauchbar sein. Denken Sie darüber hinaus. Möglicherweise müssen Sie in einer Krise die alte Schule für die Kommunikation erreichen.
  • Der Plan sollte beispielsweise festlegen, an wen Sie sich wenden müssen, um Sicherheit zu gewährleisten, wie der Generator für Notstrom gestartet werden kann und was von dort aus betrieben werden kann, wo der zusätzliche Kraftstoff gespeichert wird, wo sich Notversorgungs-, Wasser- und medizinische Zulieferer befinden usw. Sie sollte auch einen zentralen Besprechungsbereich für Arbeitnehmer und eine Möglichkeit haben, Geschäfte außerhalb Ihres Hauptbüros abzuwickeln, auch wenn dies nur vorübergehend ist.
  • Übung macht den Meister, wie sie sagen. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Übungen ausführen können, beginnend mit den einfachsten.
    • Durchgänge. Wie bereits erwähnt, ein Überblick über den Plan mit einigen Was-wäre-wenn-Szenarien, um die Funktionsweise des Plans zu veranschaulichen.
    • Tischübungen. Im Voraus wird ein Szenario entwickelt, das das Team anhand der Befehlskette und der im Plan beschriebenen Prozesse durchläuft. Anschließend bespricht das Team, was funktioniert hat und was nicht, um bei Bedarf Änderungen am Plan vorzunehmen.
    • Ereignissimulationen. Dies ist eine reale Situation, in der das Team auf einen Scheinvorfall reagiert. Diese Simulation dauert mehrere Stunden und es werden mehrere Komplikationen eingeführt, damit das Team sowohl die primäre Krise als auch sekundäre Vorfälle bewältigen kann.
    • Volle Bohrer. Diese sind in der Regel Unternehmen vorbehalten, die sich mit Krisen mit hohem Einsatz wie potenziellen Ölverschmutzungen, chemischen Lecks oder Flugzeugunfällen befassen. Diese sind so real wie möglich, einschließlich Opfer und sich ständig verändernder Szenarien. Sie sind auch sehr teuer in der Durchführung und erfordern monatelange Planung.

 

Einige hilfreiche Tipps

Das japanische Wort für Krise ist 危機 oder Kiki. Passenderweise hat es die Kanji 危 bedeutet Gefahr und 機 bedeutet Chance. Je nachdem, wie Sie eine Krise planen oder darauf reagieren, kann dies sowohl eine Gefahr als auch eine Chance für Sie sein.

Hier sind einige hilfreiche Dinge, über die Sie nachdenken sollten, wenn Sie Ihren Krisenplan entwickeln.

  • Planen Sie die schlechtesten und bestmöglichen Szenarien. Dies hilft Ihnen dabei, alle Optionen in Betracht zu ziehen und zu wissen, was das schlechteste Ergebnis (Gefahr) sowie das bestmögliche Ergebnis (Chance) sein könnte.
  • Seien Sie proaktiv und nicht reaktiv. Oft gerät eine Krise, die von Anfang an leicht zu kontrollieren ist, außer Kontrolle und wird schlimmer als gewöhnlich, wenn Sie sie ignorieren oder so tun, als würde sie von selbst verschwinden. Boeings Reaktion auf die 737 MAX-Unfälle ist ein gutes Beispiel. Legen Sie Ihren Kopf nicht in den Sand - halten Sie immer Ausschau nach einer bevorstehenden Krise, während sie sich noch im Prodromalstadium befindet, und gehen Sie sie intelligent und proaktiv an.
  • Bleib organisiert. Warten Sie nicht auf eine Krise, um den Plan für eine Spritztour zu verwirklichen. Wenn Sie Ihren Plan einstudieren, aktualisieren und pflegen, bleiben Sie kristallklar, während alles um Sie herum außer Kontrolle zu geraten scheint.
  • Aus der Vergangenheit lernen. Wenn eine Krise zuschlägt, nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um Ihre Fähigkeiten im Krisenmanagement zu verbessern. Treffen Sie sich mit Ihrem Team, nachdem sich alles beruhigt hat, und überprüfen Sie objektiv, was funktioniert hat und was nicht.
  • Gib keine Schuld. Inmitten einer Krise werden Fehler gemacht. Das ist natürlich. Schließlich sind wir nur Menschen und müssen mit menschlichen Emotionen wie Angst, Trauer und Wut umgehen. Sei nicht schnell schuld. Zeigen Sie der Welt intern und extern eine Einheitsfront, und nachdem die Krise vorbei ist, nachdem Sie eine Perspektive gewonnen haben, und überprüfen Sie, wie es besser hätte laufen können.
  • Mach nicht alles selbst. Während sich eine Situation entwickelt, müssen Sie viele Bälle jonglieren. Dies ist nicht die Zeit, ein Kontrollfreak zu sein. Stellen Sie Ihr Team zusammen und nutzen Sie ihre kollektiven Stärken und Talente, um die verschiedenen Aspekte einer Krise anzugehen, von Medienarbeit und Betrieb bis hin zu Logistik und Finanzen.
  • Anders denken. Wenn eine Krise auftritt, treten Sie aus dem, was über die Situation bekannt ist, heraus und gehen Sie das Problem von allen Seiten an. Seien Sie bereit, gemessene Risiken einzugehen, um das Problem zu lösen.
  • Bleib ruhig. Ein Krisenplan ist so konzipiert, dass Sie nicht in Panik geraten müssen. Sie können selbst in den schwierigsten und ungewissesten Momenten Klarheit haben, da Sie einen gut durchdachten Plan haben, dem Sie folgen können.
  • Lass dich nicht in den Moment verwickeln. Merken. Die Krise wird irgendwann vorübergehen. Es kann Stunden, Tage, Wochen oder sogar Monate sein, aber es wird vergehen und eine neue Normalität wird sich bilden. Sei geduldig und verschwende nicht viel Zeit damit, einen Kampf zu führen, der nichts mit dem Gewinnen des Krieges zu tun hat.