منع الدفاع

 يحذر المدرب من أهمية التخطيط للكوارث.توقع ما هو غير متوقع

هناك أوقات يسير فيها كل شيء على أكمل وجه. يعمل الفريق معًا كآلة مزيتة جيدًا ، وأنت تسجل الطلبات يسارًا ويمينًا ، وأنت تنقل العمل لأعلى ولأسفل في الحقل كما تشاء ، ولا يستطيع منافسيك منع أي من تحركاتك.

ثم تصطدم من الخلف بشيء غير متوقع تمامًا.

مثل جائحة عالمي.

إذا لم يعلمنا COVID شيئًا آخر ، فهو أن كل شركة صغيرة يجب أن يكون لديها خطة أزمة لحماية صحتها وقدرتها على البقاء. مع وجود خطة أزمة ، لا تحتاج إلى معرفة كيفية محاربة حريق مستعر مجازي لأن لديك بالفعل طفايات حريق في مكانها قبل بدء الحريق.

يمكن أن تكون الأزمة أي شيء من فيضان أو زلزال أو حريق إلى قرصنة الكمبيوتر أو فقدان شريك رئيسي أو احتجاج أو إضراب. لدى البعض فرصة ضئيلة جدًا في الحدوث ؛ يمكن للآخرين أن يهزوا عملك من صميمه.

الهدف من خطة الأزمة هو تحديد كل الاحتمالات الممكنة من حيث 1) احتمالية حدوثها و 2) تأثيرها على عملك. بمجرد تحديد الأحداث المختلفة التي يمكن أن تؤثر على عملك ، فإنك تحدد مدى تحكمك في منع وقوع الحدث في المقام الأول أو تقليل تأثيره إذا كان سيحدث. يُعرف هذا باسم درجة التأثير لديك أكثر من أي حدث معين.

على سبيل المثال ، يمكنك إدارة شركة يكون فيها احتمال السرقة مرتفعًا. يمكنك تقليل تأثير الحدث عن طريق تقليل احتمالية حدوثه (تثبيت كاميرات أمنية ، وأجهزة ضد السرقة ، وأجهزة إنذار ، والمزيد من الإضاءة في ساحة انتظار السيارات ، وما إلى ذلك) أو تقليل تأثيره على عملك (عدم إبقاء الأشياء الثمينة في الأفق ، وتقليل المبلغ النقدي في المبنى ، وما إلى ذلك).

بمجرد تحديد أزمة ما ، تريد طرح خمسة أسئلة رئيسية لكل منها وتقييمها على مقياس من 1 (أقل تأثير) إلى 10 (أكبر تأثير). 

أسئلة لطرحها:

1. إذا كانت الأزمة معرضة لخطر التصاعد في حدتها ، فما مدى شدتها وبأي سرعة؟
2. إلى أي مدى ستقع أزمتك تحت العين الساهرة لشخص آخر ، مثل وسائل الإعلام الإخبارية أو وكالة تنظيمية حكومية؟
3. إلى أي مدى ستتداخل الأزمة مع العمليات العادية لعملك؟
4. هل صورتك العامة الداخلية / الخارجية في خطر؟
5. إلى أي مدى يمكن أن يتضرر صافي أرباح شركتك؟

ثم اقسم مجموع الإجابات الخمس على خمسة لتحصل على المتوسط.

دعنا نستخدم السرقة كمثال:

EVENT س # 1 س # 2 س # 3 س # 4 س # 5 متوسط
1. السرقة 7 8 9 2 3 5.8

الآن دعونا نلقي نظرة على هذا بمزيد من التفصيل.

ستزداد حدة السرقة بسرعة ، لذلك يتم تسجيل السؤال رقم 1 بدرجة 7. ستتدخل الشرطة أو وكالة أخرى لإنفاذ القانون ، لذا فإن رقم 2 هو 9. وسيغلق عملك لبقية اليوم على الأقل ، وربما لفترة أطول إذا كان هناك ضرر أو إصابة أو وفاة ، إذن 8 للسؤال رقم 3. سوف تتأذى صورتك؟ ربما لا تكون ضحية ، لذا فإن رقم 4 هو 2. أي تأثير مالي سيكون ضئيلًا ، خاصة إذا كنت مؤمنًا أو تم استرداد الأموال أو العناصر ، لذا فإن رقم 5 هو 3. وهذا يمنحك تأثيرًا 5.8 على عملك (مجموع النقاط مقسومًا على 5).

الآن ، قم بتقييم احتمال وقوع الحدث على مقياس من 0 إلى 100٪. سيعطيك هذا صيغة مثل 5.8 / 60 ، أي أنه سيكون له تأثير أعلى قليلاً من متوسط ​​التأثير وهناك احتمال معقول بحدوث ذلك.

أنت تريد تحديد جميع الأزمات المحتملة التي لها تأثير كبير واحتمالية عالية وإيجاد طرق لتقليل تأثيرها أو فرصة حدوثها في المقام الأول.

دعنا نعود إلى المثال أعلاه. عملك في منطقة الجريمة المتوسطة. بعد تقييم احتمالية السطو ، قررت تقليل فرصة حدوثه من خلال إضافة كاميرات أمنية وأجهزة إنذار وإجراءات أخرى لردع اللصوص. يمكنك أيضًا تقليل التأثير عن طريق تحديث تغطية التأمين الخاصة بك وإضافة خزنة.

أنت تريد تشغيل سيناريوهات مماثلة لكل أزمة يمكن أن تؤثر على عملياتك ، حتى العمليات غير المحتملة. ربما يمكنك استبعاد كارثة زومبي وشيكة ، لكن لم يتوقع أحد حدوث جائحة عالمي في عام 2020 أيضًا.

عند تقييم التأثير أو حتى الحدث ، ضع في اعتبارك التكلفة بصعوبة و الدولارات الناعمة. من السهل نسبيًا حساب الدولارات الصعبة. هذه دولارات حقيقية خسرت في أعقاب ذلك مباشرة. من ناحية أخرى ، قد يكون حساب الدولارات اللينة أكثر صعوبة. ترتبط هذه الدولارات بانخفاض الإنتاجية ، وانخفاض معنويات الموظفين ، وزيادة التغيب عن العمل ، وزيادة مطالبات تعويض العمال ، والصحافة السيئة ، وتآكل الدعم المجتمعي ، إلخ.

اعتمادًا على الأزمة الحالية ، قد يبدو أن تكلفة التدخل تساوي التكلفة الصعبة للخسارة المحتملة. لكن الخسائر الناعمة للدولار يمكن أن تخلق تأثيرًا ضئيلًا على عملك حيث تستمر في خسارة الإيرادات لفترة طويلة بعد مرور الأزمة الأولية ، وغالبًا دون أن تلاحظ حتى فوات الأوان.

هناك فائدة أخرى لخطة الأزمة المصممة جيدًا: فهي تخلق تلقائيًا النظام في خضم الفوضى. ليس عليك التفكير في جميع السيناريوهات والنتائج المحتملة ؛ لقد تم كتابتها بالفعل. كل ما عليك أنت وفريقك القيام به هو اتباع الخطة. أنت تعلم بالفعل أنه في حالة حدوث "A" ، يجب عليك فعل "B" ثم "C" و "D" و "E" وما إلى ذلك.

هذا برنامج تعليمي أساسي جدًا حول التخطيط للأزمات والكوارث وإدارتها ، ولكن يجب أن يوضح لك أن 1) التخطيط للأزمات جزء مهم من خطة عملك الشاملة و 2) ، عدم وجود خطة يمكن أن يشل عملك أو يقتله ، خاصةً شركة صغيرة.

هل تريد معرفة المزيد عن التخطيط للأزمات واستمرارية الأعمال؟ لدينا "عندما تضرب المتاعب: مخطط الأزمات للأعمال"منشور مكتوب خصيصًا مع وضع الشركات الصغيرة في الاعتبار. إنه يغطي الموضوع على نطاق واسع ويمنحك أدوات إضافية للقيام بالتخطيط للأزمات الخاصة بك والتخفيف من حدتها.