لماذا تحتاج إلى التخطيط الآن!

لا تتوقع الشركات أبدًا حدوث كارثة أمام أعينها. من المؤكد أن شركة بريتيش بتروليوم لم تتوقع قط تسرب النفط في ديب ووتر هورايزون ، والذي أطلق 4.9 مليون برميل في المياه وعلى شواطئ خليج المكسيك. لم تتوقع باريلا باستا أبدًا أن تتسبب تصريحات رئيسها التنفيذي في برنامج إذاعي إيطالي حول المثليين في انخفاض المبيعات في نصف العالم بعيدًا في الولايات المتحدة ، وربما لم يخطر ببال الشيف التلفزيوني باولا دين أن بعض الافتراءات العنصرية التي قيلت قبل سنوات ستهزها مليون إمبراطورية حتى صميمها.

في حين أن هذه الشركات أو الأفراد ربما لم يكونوا قادرين على رؤية الأزمة المحددة قادمة إلى هناك ، كان من الممكن أن يكونوا مستعدين للاستجابة لها بشكل أكثر فاعلية إذا قاموا ببعض العناية الواجبة ، ودرسوا الاحتمالات ، وصاغوا خطة أزمة للتعامل هو - هي.

كجزء من خطتك ، يجب أن -

  • حدد كل أزمة محتملة يمكن أن تؤثر عليك ، مهما بدت بعيدة.
  • حدد ما يمكن فعله لتقليل مخاطر حدوثه في المقام الأول ، أو إذا كان سيحدث ، فقلل من الضرر الذي يمكن أن يحدثه.
  • قم بإنشاء خطة لاستمرارية الأعمال يمكنك اتباعها في أوقات الأزمات لإرشادك خلال العملية.
  • اختبر الخطة سنويًا على الأقل وقم بإجراء أي تغييرات عليها بناءً على تدريباتك ، وتذكر الحفاظ على مرونة الاستجابات نظرًا لعدم وجود أزمتين متشابهتين.

ستساعدك الخطة الشاملة المصممة بعناية للأزمات على معرفة ما يجب القيام به بعد ذلك في الأزمة. فكر في التخطيط للأزمات بنفس طريقة إطفاء الحرائق. بالنار ، أنت تفعل كل ما في وسعك لمنعها من الانهيار في المقام الأول. إذا اندلعت ، فأنت تعرف على الأقل مكان طفايات الحريق. يكاد يكون من المستحيل مكافحة حريق بينما لا تزال تحاول معرفة كيفية الاقتراب منه. إذا حاولت ، فمن المرجح أن تحرق.

في ما يلي بعض الأحداث التي يمكن أن توقف عملياتك أو حتى توقفك عن العمل:

  • الكوارث الطبيعية - هذه هي الأزمات الأكثر شهرة ، بما في ذلك الزلازل ، والأعاصير ، والأعاصير ، والانهيارات الأرضية ، وما إلى ذلك. ويمكن أن تشمل الكوارث الطبيعية أيضًا الفيضانات الناجمة عن انفجار أنابيب المياه أو انهيار السقف الذي لم يستطع الاحتفاظ بالمياه في العاصفة. في أحد استطلاعات الرأي التي أجرتها مؤسسة غالوب ، أفاد 30٪ من الشركات التي شملها الاستطلاع أنها أغلقت 24 ساعة أو أكثر في السنوات الثلاث الماضية بسبب كارثة طبيعية.
  • السرقة أو تخريب الممتلكات العامة - يمكن أن تكون السرقة نقدية ، ولكنها قد تكون أيضًا فقدان أو تعطيل البيانات أو الملكية الفكرية.
  • نار - يمكن أن يكون سبب الحريق قصير في الأسلاك في المبنى الخاص بك ، أو الحريق المتعمد ، أو سقوط خط كهرباء أثناء عاصفة رياح ، أو ترك أداة أو جهاز قيد التشغيل.
  • فشل تكنولوجيا المعلومات - يمكن أن يشمل ذلك فيروسات الكمبيوتر أو القرصنة أو فشل النظام أو حتى قرص صلب مضبوط لم تكلف نفسك عناء نسخه احتياطيًا وفقًا لمكتب الولايات المتحدة لإحصائيات العمل ، فإن 93٪ من الشركات التي تعاني من فقدان كبير للبيانات تخرج عن العمل في غضون خمس سنوات.
  • وصول مقيد إلى مكان عملك - يمكن أن يحدث هذا عندما يكون هناك تسرب للغاز أو وفاة في الموقع. كيف ستدير عملك عن بعد خلال حدث يقيد الوصول إلى موقعك؟
  • فقدان أو مرض كبار الموظفين - يمكن أن يشمل ذلك الوفاة غير المتوقعة لمؤسس الشركة في حادث سيارة أو أحد أعضاء فريق الإدارة العليا الذي أصيب بجلطة دماغية أو مرض خطير.
  • تفشي المرض أو العدوى - تتعامل صناعة الأغذية بانتظام مع تفشي السالمونيلا أو بكتريا قولونية ، ولكن يمكن أن يشمل ذلك أيضًا الموظف الذي تم تشخيص إصابته بالتهاب الكبد أو الحصبة.
  • هجوم إرهابي - نعم ، هذا يمكن أن يحدث لك. تذكر تفجير أوكلاهوما سيتي ، أو 9 سبتمبر؟ حتى لو لم تكن الهدف المباشر ، فقد يتأثر عملك ، إما من خلال الأضرار الجانبية أو عدم القدرة على الوصول إلى منشأتك في أعقاب ذلك.
  • أزمة المورد أو العملاء - ما الأحداث التي قد تمنع المورد من تقديم المنتجات أو الإمدادات لك؟ ماذا يحدث إذا لم يتمكن عميلك أو عميلك من الوصول إلى مكان عملك لشراء منتجاتك أو خدماتك ، أو لم يتمكن من الاتصال بك لأن الهواتف كانت ميتة؟ وكيف ستتعامل مع استدعاء منتج ، حتى استدعاء منتج تبيعه فقط وليس تصنعه؟
  • تحقير من التغطية الإعلامية- لا يجب أن يكون المقال صحيحًا لإلحاق الضرر بعملك. ماذا ستفعل لو تعرضت لانتقادات في الصحافة أو رسالة إلى المحرر؟ هل يجب أن ترد؟ وإذا كان الأمر كذلك ، فكيف يجب أن ترد؟ وكيف تتعامل مع انتشار المعلومات السلبية أو الخبيثة في عصر وسائل التواصل الاجتماعي ودورات الأخبار على مدار 24 ساعة؟

كلمة للشركات الصغيرة والشركات الناشئة ...

ربما تقرأ هذا وتفكر في نفسك ، "لكنني مجرد عملية فردية تعمل من منزلي أو لدي فقط حفنة من الموظفين الذين يعملون بدوام جزئي بالنسبة لي. لماذا أحتاج إلى القيام بكل هذا العمل؟ "

الجواب البسيط هو ، لأنك بذلت الكثير من الجهد والمال والوقت والموارد في إنشاء وبناء عملك. كل تلك الأشهر ، حتى سنوات العمل يمكن أن تضيع في لحظة واحدة غير متوقعة. إن وضع خطة أزمة ، حتى ولو كانت بسيطة ، سوف يرشدك خلال الأوقات الصعبة حتى تتمكن من الخروج من أزمة ، مهما كانت كبيرة أو صغيرة ، لا تزال سليمة. ليس عليك أن تصاب بالجنون في وضع خطة أو حتى القيام بتمرين.

لكنك تريد أن تعرف مكان طفايات الحريق هذه ، بدءًا من الاحتفاظ بنسخ مكررة من التأمين ووثائق التأسيس وأرقام الحسابات المخزنة بأمان بعيدًا عن مكان عملك إلى معرفة كيفية الاتصال بموظفيك في الأزمات لإعلامهم متى وإذا كانوا يمكن العودة إلى العمل.

ما هو الهدف من بدء عمل تجاري إذا لم تكن تخطط لحمايته ، والأهم من ذلك ، أن يستمر في المضي قدمًا في حالة الجحيم أو المياه المرتفعة؟