استئناف العمليات

تهانينا! حدثت أزمة وأنت مستعد لها ومرت. ماذا الآن؟ قد تضطر إلى البدء من نقطة الصفر ، أو الانتقال من مكان ما في المنتصف ، أو المتابعة من حيث توقفت ، وهو أمر أسوأ قليلاً بالنسبة للارتداء.

ستساعدك قوائم المراجعة هذه على تسريع أعمالك بشكل أسرع ونأمل أن تكون أكثر اكتمالًا ، بمجرد دخول الأزمة المرحلة 4: حل الأزمة. لا تتردد في تعديله ليناسب مؤسستك ، لأن هذا مجرد إطار عمل. يتوفر إصدار قابل للتنزيل في قسم القوالب والموارد.

قائمة مراجعة التخطيط المسبق

  1. حدد فريق عمليات الاستمرارية لشركتك.
  2. قرر من يمكنه أن يأمر بتقليص العمليات أو إيقافها أو نقلها في أوقات الأزمات أو فور حدوث أزمة.
    1. حدد من الذي يجب أن يُدفع له ، وكم من الوقت سيدفع لكل موظف ، وكيف سيعمل عن بُعد ، وكيف يمكن استخدام الإجازة المدفوعة خلال فترات التباطؤ أو الإغلاق ، وما هي الفوائد التي سيتم دفعها وإلى متى.
  3. قم بإنشاء سجلات مكررة لجميع المستندات التجارية الهامة: الرخصة التجارية ، وعقود التأسيس ، واتفاقيات الشراكة ، واللوائح الداخلية ، ورقم تعريف صاحب العمل (EIN) وأرقام رخص العمل ، وختم الشركة ، ومحاضر الاجتماعات الرسمية ، وبوالص التأمين ، وأرقام تسجيل البرامج ، وما إلى ذلك ، وقوائم البائعين معلومات الاتصال وأدلة الموظفين وسجلات الموظفين ، إلخ.
  4. النسخ الاحتياطي لجميع البيانات الأساسية على الخوادم وأجهزة كمبيوتر الشركة. من الناحية المثالية ، يجب نسخ البيانات احتياطيًا أسبوعيًا على الأقل إلى السحابة أو مواقع الخادم البعيد خارج الموقع والتي توفر إمكانات الوصول عن بُعد.
  5. حدد جميع الوظائف الضرورية للبقاء على قيد الحياة. هذه هي الخدمات التي يجب صيانتها أثناء الأزمة و / أو استعادتها بعد الأزمة.
    1. إداري
    2. تكنولوجيا المعلومات
    3. المحاسبة / مسك الدفاتر
    4. الموارد البشرية
    5. التسهيلات
    6. الإنتاج والتخزين والوفاء
    7. المخزون
    8. المواد الخام / اللوازم
    9. خدمة العملاء
    10. الاتصالات / التسويق / العلاقات الإعلامية
  6. تطوير والحفاظ على خطة التكنولوجيا
    1. وظائف حرجة وغير أساسية
    2. الوصول عن بعد إلى البيانات والأنظمة وأجهزة الكمبيوتر
    3. الوصول إلى الويب
    4. قدرات المؤتمرات عن بعد
    5. عمليات تسجيل الدخول وكلمات المرور
    6. معرف البرنامج / معلومات التسجيل والرموز
  7. وضع خطة لمواصلة وظائف كشوف المرتبات والفواتير والتحصيل.
  8. مواقع بديلة لمواصلة المكتب والعملاء وتلبية الاحتياجات.
    1. مساحات مكتبية متوفرة
    2. مساحات المستودعات المتاحة (إن وجدت)
    3. المفروشات المتوفرة
    4. وقوف السيارات / الوصول
    5. الهاتف / الوصول إلى الإنترنت
    6. مرافق

إذا كان التخفيض أو الإغلاق أو النقل ممكنًا:

  1. إبلاغ الرئيس / المالك.
  2. اتصل بمدير CCC.
  3. اتبع التعليمات الواردة في خطة استمرارية الأعمال وخطة اتصالات الأزمات للحادث المحدد المعني.
  4. قم بإخطار الموظفين ومجلس الإدارة والعملاء والموردين باحتمال حدوث تباطؤ أو توقف أو نقل.
  5. اختبر قسم الموظف في موقع الويب الخاص بك ورقم الهاتف خارج المدينة الذي يجب على الموظفين الاتصال به لترك "رسالة موافق" في حالة حدوث أزمة.

إذا كان التخفيض أو الإغلاق أو النقل مطلوبًا:

  1. تفعيل خطة استمرارية الأعمال وخطة اتصالات الأزمات.
  2. تأمين مرافق الشركة كما هو موضح في كل خطة.
  3. إخطار أصحاب المصلحة بحدوث تباطؤ أو توقف أو نقل. أعطهم المزيد من التعليمات.
  4. تحديد احتياجات السيولة على المدى القريب.
  5. قم بالترتيب لإيقاف البريد أو الاحتفاظ به أو إعادة توجيهه مؤقتًا إلى موقع جديد.
  6. تتبع نفقات الاسترداد لجميع الموظفين من أجل السداد المحتمل ، مثل العمل الإضافي أو السفر أو تأجير المعدات.
  7. سجل أي إصابات في سجلات OSHA وتأكد من إبلاغ قسم L&I بالولاية.
  8. حدد الموارد (الموظفين ، والتكنولوجيا ، والمعدات ، والمرافق ، وما إلى ذلك) اللازمة للعودة أو إعادة فتح أو استئناف العمليات.
  9. إنشاء نهج تدريجي لاستئناف العمليات الكاملة.
  10. قم بإبلاغ هذه الخطة إلى فريق خطة استمرارية الأعمال والرئيس / المالك ومدير CCC.
  11. قم بتوصيل هذه الخطة للموظفين.

استئناف قائمة مراجعة العمليات

  1. فحص المنشآت بحثًا عن التلف أو ملاءمتها لاستئناف العمليات. احصل على الموافقات اللازمة على مستوى الولاية والمقاطعة والمحلية للعودة إلى العمليات.
  2. تأكد من السلطات المحلية أنه من الآمن للموظفين العودة إلى العمل (على سبيل المثال ، الطرق خالية ، والجسور آمنة ، والمنشأة قد تم تطهيرها ، وما إلى ذلك).
  3. إعادة إنشاء المرافق.
  4. تحديد أولويات العمل.
  5. يجب الاتصال بالموظفين الأوليين لإعادة فتح الأعمال.
  6. أضرار الجرد.
  7. تحقق من متطلبات التوثيق للتأمين ، والمساعدة الفيدرالية والتابعة للولاية والمحلية في حالات الكوارث ، إلخ.
  8. إعادة إنشاء أنظمة الكمبيوتر واسترجاع النسخ الاحتياطية.
  9. البائعين الاتصال.
  10. إحضار جميع الخدمات التي تم تنفيذها عن بعد.
  11. أعد الموظفين على مراحل لدعم الوظائف أثناء استعادتها.