كوفيد-19

A مخطط "بين الأمواج" للشركات الصغيرة

2. استمرارية العمل

  • أدرك أنه في الموجة الثانية أو الثالثة ، قد يتأثر عملك مرة أخرى ، لذا استعد لهذا الاحتمال الآن. حتى لو كانت الموجة أقل حدة من الموجة الأولى ، يمكنك توقع زيادة في التغيب ، وانخفاض في المبيعات أو حركة المرور على الأقدام ، وربما حتى إنتاجية أقل للعمال.
  • تطوير عملية رسمية لتنفيذ تفويضات السلطة وغيرها من العمليات المالية والقانونية / الأعمال الورقية بحيث يمكن تنفيذها عن بعد. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون لديك طبقات عميقة ، بحيث يكون لديك دائمًا نسخة احتياطية واحدة على الأقل متاحة. أكثر من واحد هو الأفضل.
  • قم بإنشاء أو تحديث خطة التعاقب الخاصة بك في حالة حدوث شيء ما لك أو لأحد موظفيك الأساسيين.
  • يجب أن تحدد خطة استمرارية الأعمال الخاصة بك كل ما هو مطلوب للحفاظ على العمليات في موجة لاحقة وتخفيض أو تعليق التجارة.
    • على الأقل ، يجب أن يكون عملك قادرًا على العمل بأقل قدر من التفاعل وجهاً لوجه بين الموظفين والعملاء والموردين.
    • يجب أن تكون العمليات قادرة على الاستمرار ، حتى إذا كان بعض الموظفين أو المديرين الرئيسيين غير متاحين مؤقتًا بسبب المرض أو العلاج في المستشفى.
    • يجب أن تكون سلسلة التوريد الخاصة بك مرنة بما يكفي لتعليق وبدء التسليم بسرعة. ستحتاج إلى تحديد الموردين وقنوات التسليم البديلة وإشراكهم ومناقشة خيارات التخزين للمخزون والمعدات والأوامر أثناء النقل.
    • بناء طريقة منهجية لتعليق وإغلاق واستئناف العمليات. يجب أن تكون العملية التي نفذتها خلال الموجة الأولى بمثابة دليل. قم بتوثيق جميع الخطوات حتى تتمكن من تنفيذها باستمرار وبسرعة لأي اضطراب في العمل.
    • شارك أساسيات هذه الخطة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين ، بما في ذلك الموردين والبائعين حتى يعلموا أن لديك خطة استمرارية الأعمال في مكانها ومن هم المنسق أو أعضاء الفريق.
  • حدد من يجب أن يتم دفع أجره من بين موظفيك ، وكم من الوقت سيدفع لهم إذا تم تعليق العمليات التجارية ، وما إذا كان بإمكانهم العمل عن بُعد وكيف يمكنهم ذلك ، وكيف يمكن استخدام الإجازة المدفوعة وما هي الفوائد التي سيتم دفعها وإلى متى.
  • قم بإنشاء سجلات رقمية مكررة لجميع مستندات عملك المهمة حتى يمكن الوصول إليها عن بُعد. يتضمن ذلك ترخيص العمل الخاص بك ، وعقود التأسيس ، واتفاقيات الشراكة ، واللوائح الداخلية ، وأرقام EIN و UBI ، وختم الشركة ، والدقائق والقرارات من الاجتماعات الرسمية ، والسجلات الضريبية ، وسياسات التأمين ، وأرقام تسجيل البرامج ، وقوائم البائعين ، وأدلة الموظفين ، وسجلات الموظفين ، إلخ. .
  • انقل جميع البيانات الهامة إلى خوادم سحابية آمنة. قم بإعداد أنظمة مؤتمتة للحفاظ على تحديث البيانات يوميًا أو على الأقل أسبوعيًا ، بحيث تكون محدثة بشكل معقول.
  • تأكد من أن كل عامل لديه مستوى الوصول الذي يحتاجه للملفات المخزنة في السحابة.
  • قم بتطوير وصيانة خطة تقنية تحدد الوظائف الهامة وغير الأساسية ، وتوفر الوصول عن بُعد إلى البيانات والأنظمة وأجهزة الكمبيوتر ، وتوفر الوصول إلى موقع الويب للعديد من الموظفين وتوفر آليات لإصدار واستعادة معلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور.
  • وضع خطط للقيام بوظائف كشوف المرتبات والفواتير والتحصيل عن بُعد.
  • ضع إجراءات لتعليق العمليات وتأمين المرافق ومراقبتها وإدارة إغلاق العمليات التجارية الخاصة بك.